Ihr Projekt in wenigen
Schritten organisiert
Anleitungen und Tipps für Projekt-Administratoren und -Beteiligte.
Administratoren & Eigentümer
Grundfunktionen
Pläne & Dokumente
Tasks
Spezialfunktionen
Pläne & Dokumente
Mit der Registrierung wird Ihr PLANFRED-Benutzerkonto erstellt. Sollte Ihre E-Mail-Adresse durch eine Projekteinladung bereits einen PLANFRED-Login haben, ist eine Registrierung nicht mehr erforderlich.
Registrierung unter: app.planfred.com/registration
Klicken Sie im Bestätigungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.
Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com
Mit Ihren PLANFRED-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle eigenen Projekte aber auch auf Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den jeweiligen Projekten wechseln.
Tipp
Das Passwort kann beim Login jederzeit neu angefordert werden. Ändern des Passworts im Benutzerkonto (rechts oben).
Jeder PLANFRED-Benutzer (egal ob selbst registriert oder eingeladen) ist berechtigt, eigene Projekte anzulegen, wodurch die kostenfreie Testphase gestartet wird.
Klick auf Erstes eigenes Projekt anlegen
Projekttitel eingeben
Auswahl der eigenen Rolle im Projekt oder wenn nicht vorhanden Eingabe ins Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +
Klick auf Projekt anlegen
Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers zahlungspflichtig. Die Rechnungslegung per E-Mail erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Online-Beauftragung im Benutzerkonto (Auswahl eines Pakets und Eingabe der Rechnungsanschrift).
EMPFEHLUNG: Wir empfehlen, für das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Mit diesem Login sind alle Projekte anzulegen. Somit hat ein zentrales Konto Zugriff auf alle Firmenprojekte und ist Besitzer aller Daten. Die Projektleiter werden im jeweiligen Projekt als Administratoren angelegt und erhalten somit alle Rechte für die Projektorganisation.
Tipp
Mit der Funktion Projektübertragung (unter „Einstellungen & Backup“) können Sie Ihr Projekt in das Eigentum eines Beteiligten übertragen (vorausgesetzt dieser hat ein Paket ausgewählt). Wenn Sie kein eigenes Projekt mehr haben, befinden Sie sich nicht mehr in der Testphase.
Wenn Projekt-Beteiligte Pläne oder Dokumente hochladen, werden diese automatisch unter deren Rollen abgelegt. Obergruppen (optional), Planordner und Tags werden beim Anlegen von Plänen oder Dokumenten ausgewählt und können im Nachhinein jederzeit geändert werden. Ein Beteiligter kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten – auf Pläne oder Dokumente anderer Rollen hat er nur Leserechte. Der Projekteigentümer und die Projekt-Administratoren haben Bearbeitungsrechte für alle Rollen.
HINWEIS: Filter für Rollen und Tags werden erst angezeigt, wenn Pläne oder Dokumente mit diesen Attributen vorhanden sind.
Ordner umbenennen und speichern
Ordner löschen durch Klick auf x (rechts)
Ordner hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neuer Planordner“ oder „Neuer Dokumentenordner“ schreiben und Klick auf +
Reihenfolge ändern: Klick auf Punktesymbol (rechts) und verschieben an die gewünschte Stelle
Tipp
Wenn mehrere Dokumente einem anderen Dokumentenordner zugewiesen werden sollen: Klick auf Bearbeiten im Register „Dokumente“, Dokumente auswählen, ganz unten auf den Button Bearbeiten klicken, Dokumenteneigenschaft Dokumentenordner aktivieren, Dokumentenordner auswählen und Klick auf x Dokumente ändern.
Tags umbenennen und speichern
Tags löschen durch Klick auf x (rechts)
Tags hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neues Tag“ schreiben und Klick auf + (neue Tags werden alphabetisch eingeordnet)
Rollen umbenennen und speichern
Rollen löschen durch Klick auf x (rechts)
Rollen hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neue Rolle“ schreiben und Klick auf + (neue Rollen werden alphabetisch eingeordnet)
Rollen können auch direkt beim Anlegen von Projekt-Beteiligten hinzugefügt werden
Werden zB. für Projekte mit mehreren Bauteilen zusätzliche Ordner benötigt, die als oberste Kategorien über den Rollen liegen, so kann die Obergruppen-Funktion aktiviert werden. Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiv und kann sowohl beim Anlegen eines Projekts als auch bei bereits laufenden Projekten eingeschaltet und individuell konfiguriert werden.
mit Klick auf Plan-Obergruppen anzeigen oder Dokumenten-Obergruppen anzeigen werden die Obergruppen aktiviert, die gewünschten Einstellungen können daraufhin im Bearbeitungsfeld vorgenommen werden:
Obergruppen umbenennen und speichern
Obergruppen (zB. Bauteil 1, etc.) hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neue Plan-Obergruppe“ oder „Neue Dokumenten-Obergruppe“ schreiben und Klick auf +
Obergruppen löschen durch Klick auf x (gelöscht werden können nur Obergruppen, denen kein Plan zugerodnet ist)
HINWEIS: Alle bereits angelegten Pläne und Dokumente werden von PLANFRED automatisch der Obergruppe "Standard" zugewiesen und können direkt in der Listenansicht einer anderen Obergruppe zugeordnet werden: Rechtsklick auf den betreffenden Plan, im Pop-up Fenster Obergruppe ändern auswählen, Einstellungen anpassen und speichern.
Tipp
Sämtliche Projekteinstellungen können auf weitere Projekte übertragen werden: Einfach + Eigenes Projekt anlegen und Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen.
Beim Download aller Pläne bilden Rollen die Oberordner und Planordner die Unterordner. Sind die Obergruppen aktiviert, werden diese als oberste Ordnerkategorie des Projekts dargestellt. Somit ist beim Erstellen von Planordnern zu bedenken, welche Pläne beim Herunterladen in einem Ordner abgelegt werden sollen. Das gleiche gilt für Dokumentenordner.
Durch Hinzufügen von Tags kann man Pläne oder Dokumente nach individuellen Kriterien gruppieren und somit filtern: so wird zB. der Plan „Grundriss OG1“ mit den Tags „Grundriss“ und „OG1“ versehen. Benötigt man nun zB. die Grundrisse der Ausführungspläne des Architekten, aktiviert man zuerst den Filter der Rolle „Architekt“, dann den Filter Planordner „Ausführungspläne“ und zuletzt den Tag „Grundriss“ (oder Eingabe im Suchfeld: „Architekt + Ausführungspläne + GR“). Es ist empfehlenswert, Tags vorab zu definieren, damit die Beteiligten diese beim Plan Anlegen auswählen können.
Tipp
Sinngleiche Tags können durch Umbenennen zu einem Tag vereint werden: zB. Tag „GR“ in „Grundriss“ umbenennen, somit sind alle Pläne nur mehr mit dem Tag „Grundriss“ versehen.
Beteiligte müssen sich nicht registrieren und verwenden PLANFRED kostenfrei! PLANFRED versendet beim Anlegen von Beteiligten Einladungs-E-Mails. Zusätzlich erhalten die Beteiligten einen Link zur Anleitung: www.planfred.com/de/anleitungen
Klick auf Neuen Beteiligten anlegen
Eingabe E-Mail-Adresse
Auswahl Berechtigung: Projekt-Beteiligter, Projekt-Administrator oder Beteiligter ohne Login
Optional Plan-Prüfberechtigung
Empfehlung: Upload-Melder für Pläne & Dokumente Täglich (jeder Beteiligte kann seinen Upload-Melder selber ausschalten)
Auswahl der Rolle oder Eingabe in Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +
Nachname, Vorname und Firma eintragen
optionale Kontaktdaten (Telefonnummer, Adresse, Notiz) eingeben
Optional persönliche Nachricht
einladen + weiteren Beteiligten anlegen
Tipp
Bereits angelegte Beteiligte können bei weiteren Projekten übernommen werden: Neuen Beteiligten anlegen und Beteiligten aus Projekt importieren.
Tipp
Mit Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Liste sind folgende Funktionen verfügbar: Kontakt exportieren, Berechtigung ändern, Plan-Prüfberechtigung erteilen oder entziehen, Upload-Melder (Stündlich, Täglich, Aus), Beteiligten löschen.
Tipp
In der Beteiligten-Detailansicht (Klick auf Beteiligten) unter Berechtigung ändern (rechts oben) kann ein Projekt-Beteiligter nachträglich zum Projekt-Administrator gemacht oder ihm der Projektzugang entzogen werden.
Projekt-Beteiligte können sich mit ihren PLANFRED-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt, alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die selbe Rolle zugewiesen wird.
Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer (sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen). Ein Administrator ist berechtigt, andere Beteiligte einzuladen, zu löschen, und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung. Ein Administrator ist berechtigt, die Pläne und Dokumente aller Rollen im Projekt zu bearbeiten und zu aktualisieren. Nur ein Administrator kann stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle sondern unter der des Verfassers abgelegt).
Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt und stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten (Downloadlink via E-Mail) zur Verfügung. In der Beteiligten-Detailansicht kann der Erhalt überprüft werden (Klick auf Beteiligen – siehe unten Aktivitäten zB. „Download“). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-Mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer" zu finden ist.
EMPFEHLUNG: Wir empfehlen, Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergabeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! (Vorteile: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden). Auch Plotaufträge werden durch manuellen Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden.
Sobald mindestens ein Beteiligter mit einer Plan-Prüfberechtigung im Projekt vorhanden ist, ist das Prüfsystem für Pläne aktiv. Nun kann beim Plan-Hochladen ausgewählt werden, ob der Plan geprüft werden soll, von wem und bis wann.
Die Prüfung von Dokumenten kann immer von allen Beteiligten angefordert werden.
Wenn ein Beteiligter gelöscht wird oder einem Beteiligten der Projektzugang entzogen wird (mit Rechter Maustaste auf Beteiligten klicken und Auswahl Beteiligten löschen oder Berechtigung ändern) werden alle Downloadlinks in bereits versendeten Upload-Meldungen deaktiviert. Bei gelöschen Beteiligten werden auch Downloadlinks in Versand-E-Mails deaktiviert. Gelöschte Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb veschoben (Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar. Ein Wiederherstellen ist jederzeit möglich).
Mit der erstmaligen Projekteinladung wird Ihr kostenfreies PLANFRED-Benutzerkonto erstellt. Sie müssen sich nicht mehr registrieren! Klicken Sie im Einladungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.
Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com
Mit Ihren PLANFRED-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den Projekten wechseln.
Tipp
Das Passwort kann beim Login jederzeit neu angefordert werden. Ändern des Passworts im Benutzerkonto (rechts oben).
Bei neuen Uploads von Plänen und Dokumenten versendet PLANFRED automatische Benachrichtigungen, vorausgesetzt die „Upload-Meldung - Pläne & Dokumente“ ist im Projekt aktiviert. Im E-Mail Melder (rechts oben) des jeweiligen Projekts kann ein Beteiligter die „Upload-Meldung - Pläne & Dokumente“ selbst ein- und ausschalten. Bei Auswahl Täglich versendet PLANFRED um Mitternacht eine Sammel-E-Mail aller neuen Uploads der letzten 24 Stunden.
Weiters sind im E-Mail Melder individuelle Projekteinstellungen für folgende Benachrichtigungen von PLANFRED möglich:
Bericht - Plan- & Dokumentenprüfungen
Bericht - Tasks
Erinnerung an Fristen
Wöchtentliche Erinnerung
Den besten Überblick über neue Uploads im Projekt hat man durch Sortierung der Listenansichten nach letztem Upload.
Aktivierung Filter Alle anzeigen (links oben)
Klick auf Letzter Upload (rechts im Listenkopf)
Filterung nach „Rollen/Verfasser“ und „Plan- oder Dokumentenordner“
Vorschau durch Rechtsklick auf Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen
Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen durch Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)
Tipp
Die Liste kann nach allen Kriterien in der schwarzen Listenkopfzeile sortiert werden.
ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf den Plan, dann unter „Indexhistorie“).
Klick auf Neuen Plan anlegen
DRUCK-DATEI (pdf, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen
CAD-DATEI (dwg, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen
Dateibezeichnung wird automatisch in das Plannummernfeld übernommen
Plannummer/Codierung editieren: Index und Datum entfernen und in das Feld „Index“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)
Planordner wählen
Planbeschreibung in das Feld „Planinhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)
Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern"
Optional Anmerkung zum Index schreiben
Optional Prüfung anfordern
Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen
HINWEIS: Alle Dateiformate können hochgeladen werden, auch Zip-Pakete (zB. Bestandspläne). PLANFRED gibt keine Plancodierung vor. Jeder Beteiligte kann Pläne mit seiner eigenen Codierungs-Systematik anlegen.
Tipp
Plannummer/Inhalt, Planverfasser, Planordner, etc. können nachträglich geändert werden: Rechtsklick auf Plan in Listenansicht, Auswahl der gewünschten Option im Pop-Up Fenster, Änderung vornehmen und speichern.
Tipp
Wenn bei mehreren Pläne zB. der Planordner geändert werden soll: Klick auf Bearbeiten (blauer Button rechts über Liste), Pläne mittels Checkbox auswählen, unten auf den Button Bearbeiten klicken, zu ändernde Planeigenschaft zB. Planordner aktivieren, gewünschten Planordner auswählen und Klick auf x Pläne ändern.
ACHTUNG: Ein bereits hochgeladener Plan muss aktualisiert werden! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiligen Plan).
Klick auf Plan aktualisieren
Auswahl des zu aktualisierenden Plans
DRUCK-DATEI (pdf, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen
CAD-DATEI (dwg, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen
Index eintragen
Optional Anmerkung zum Index schreiben
Optional Prüfung anfordern
Klick auf Index speichern und zurück zur Liste
den nächsten zu aktualisierenden Plan auswählen …
Tipp
Mit Rechtsklick kann ein Plan in einem neuen Fenster (Tab) geöffnet und aktualisiert werden. Man kann beliebig viele Fenster (Tabs) parallel öffnen.
ACHTUNG: Jedes Dokument wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Dokumente dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf das Dokument, dann unter „Versionshistorie“).
Klick auf Neues Dokument anlegen
DATEI aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen
Dateibezeichnung wird automatisch in das Dokumentennummernfeld übernommen
Dokumentennummer editieren: Version und Datum entfernen und in das Feld „Version“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)
Optional Zugriff einschränken: Klick auf Zugriffsberechtigung ÄNDERN, Auswahl Eingeschränkt, Beteiligte auswählen und speichern
Dokumentenordner wählen
Dokumentberschreibung in das Feld „Dokumenteninhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)
Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern"
Optional Anmerkung zur Version schreiben
Optional Prüfung anfordern
Klick auf speichern + weiteres Dokument anlegen
HINWEIS: Alle Dateiformate können hochgeladen werden, auch Zip-Pakete (zb. Fotos). PLANFRED gibt keine Dokumentencodierung vor. Jeder Beteiligte kann Dokumente mit seiner eigenen Codierungs-Systematik anlegen.
Tipp
Nummer/Inhalt, Verfasser, Zugriffsberechtigung etc. können nachträglich geändert werden: Rechtsklick auf Dokument in Listenansicht, Auswahl der gewünschten Option im Pop-Up Fenster, Änderung vornehmen und speichern.
Tipp
Wenn bei mehreren Dokumente zB. die Tags geändert werden sollen: Klick auf Bearbeiten (blauer Button rechts über Liste), Dokumente mittels Checkbox auswählen, unten auf den Button Bearbeiten klicken, Dokumenteneigenschaft Tag aktivieren, Tags auswählen und Klick auf x Dokumente ändern.
ACHTUNG: Ein bereits hochgeladenes Dokument muss aktualisiert werden! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiliges Dokument).
Klick auf Dokument aktualisieren
Auswahl des zu aktualisierenden Dokuments
DATEI aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen
Version eintragen (oder Datum zB. „200930“)
Optional Anmerkung zur Version schreiben
Optional Prüfung anfordern
Klick auf Version speichern und zurück zur Liste
das nächste zu aktualisierende Dokument auswählen …
Tipp
Mit der rechten Maustaste kann ein Dokument in einem neuen Fenster (Tab) geöffnet und aktualisiert werden. Man kann beliebig viele Fenster (Tabs) parallel öffnen.
PLANFRED bietet zwei Funktionen, die das Anlegen (erstmalige Hochladen) von mehreren Plänen enorm erleichtern. Die Verwendung der Zwischenablage stellt sicher, dass keine Pläne übersehen werden und die Möglichkeit, Einstellungen vom letzten Plan zu übernehmen, spart Zeit. Auch beim Aktualisieren von Plänen und Hochladen von Dokumenten ist es sinnvoll, alle Dateien zuerst in die Zwischenablage zu laden, da somit keine Unterlagen vergessen werden.
Klick auf Meine Zwischenablage (mittig oben)
alle CAD- und/oder Druck-Dateien der neu anzulegenden Pläne in die Zwischenablage laden: entweder mit Klick auf Dateien auswählen oder einfach aus dem eigenen System hinein ziehen
Zwischenablage schließen (Klick auf das Kreuz rechts oben), die Dateien werden im Hintergrund weiter hochgeladen
Klick auf Neuen Plan anlegen
Druck-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes DRUCK-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster
CAD-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes CAD-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster
Index eingeben, Plannummer bearbeiten
Planordner auswählen
Planbeschreibung hinzufügen und ggf. Tags zuweisen
optional Anmerkung verfassen und/oder Prüfung anfordern
Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen
Klick auf Einstellungen von letztem Plan übernehmen
die Auswahl der zu übernehmenden Einstellungen kann bearbeitet werden (Klick auf die Häkchen)
den Plan wie oben beschrieben anlegen und speichern
Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis im Pop-up Fenster der Zwischenablage kein Plan mehr zur Auswahl steht – die Liste somit geleert ist. Mit Klick auf Meine Zwischenablage (neben „Einstellungen & Backup“) wird ersichtlich, dass alle Dateien in der Zwischenablage den Status „zugewiesen“ aufzeigen.
ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist bei Änderungen zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt!
Tipp
Die Dateien in der Zwischenablage können zB. nach Dateiname sortiert werden (Klick auf Dateiname in der Listenkopfzeile).
Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)
Filterung nach Rollen/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)
Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)
Klick auf Button Download (ganz unten)
Ordnerstruktur auswählen (Empfehlung: Ordner/Original)
Klick auf Dateien herunterladen
Tipp
Pläne und Dokumente können nach allen Kriterien in der schwarzen Listenkopfzeile sortiert werden. Vorschau mit Rechtsklick auf einen Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen.
Klick auf Versand (blauer Button rechts über Liste)
Filterung nach Rolle/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)
Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)
Klick auf Button Versand (ganz unten)
Auswahl der Empfänger oder
Optional weitere Empfänger hinzufügen: Klick auf + Empfänger hinzufügen, Angaben eintragen und Klick auf hinzufügen
Nachricht schreiben
Optional Signaturvorlage erstellen
Optional bei Plänen „Nur DRUCK-DATEIEN senden“
Klick auf senden
Tipp
Empfängerauswahl als persönliche Versandgruppe speichern: Klick oben auf + Versandgruppe erstellen, Bezeichnung eintragen und Klick auf speichern.
Tipp
Nachricht als persönliche Vorlage speichern: Teile oder den gesamten Text markieren, Klick auf + neu, Name des Textbausteins eingeben und speichern.
PLANFRED Tasks wird im Mängelmanagement, zur Verteilung von Aufgaben oder zur Klärung offener Fragen eingesetzt. Alle Aktivitäten sowie der gesamte Nachrichtenverlauf werden dabei lückenlos dokumentiert.
Veröffentlichte Tasks sind sichtbar für:
den Ersteller und alle Beteiligten mit der selben Rolle
den Zuständigen und alle Beteiligten mit der selben Rolle
Projekteigentümer und Projekt-Administratoren
Tasks-Entwürfe sind nur für den jeweiligen Ersteller sichtbar.
Tipp
Ein Beteiligter sieht alle Tasks, die die eigene Rolle betreffen, und kann diese auch bearbeiten: zB. als erledigt markieren, wenn der zuständige Kollege in Krankenstand ist.
Neue Tasks können sowohl am Smartphone als auch mit der Desktop-Version in jedem Browser angelegt werden.
Ohne Internetverbindung sind in der Smartphone-App folgende Funktionen verfügbar:
Task als Entwurf speichern
Tasks filtern und öffnen
Die Smartphone-App ist für Android (Laden im Google Play Store) und iOS (Laden im App Store) verfügbar. Nach der Installation erfolgt das Login wie in der Desktop-Version mittels Eingabe der PLANFRED-Zugangsdaten.
Einstellungen & Backup (rechts oben im jeweiligen Projekt)
TASK-KATEGORIEN und -TAGS: umbenennen, entfernen (Klick auf x) und hinzufügen (Bezeichnung ins Eingabefeld schreiben und Klick auf „+“). Die Liste der Tasks-Kategorien kann nach Belieben geordnet werden (Klick auf Punktesymbol und verschieben), Tags werden alphabetisch sortiert.
Verortungsplan hinzufügen:
Klick auf Neuen Verortungsplan erstellen
Plan (PDF, JPG, JPEG, PNG, WEBP) aus Dateisystem oder Zwischenablage hochladen
Titel eingeben
ggf. „Bei Verortung auswählbar“ deaktivieren
Task-Verortungskategorien auswählen
speichern
Task-Verortung:
Jede der 4 Verortungskategorien kann umbenannt und aktiviert/deaktiviert werden. Die Reihenfolge kann mit Klick auf <x> verändert werden.
Die Begriffe innerhalb einer aktivierten Kategorie können individuell definiert werden. Beim Anlegen neuer Tasks stehen nur aktivierte Kategorien zur Auswahl.
Klick auf + Neuer Task
Task Titel eingeben
Zuständigkeit, Kategorie, Frist und Tags definieren
Beschreibung hinzufügen
Anhänge hochladen:
Smartphone-App: Fotos direkt aufnehmen und ggf. Bildbearbeitung starten (markieren, kommentieren, zuschneiden, …) und/oder Datei hochladen
Browser-Version: Dateien aus Dateisystem oder Zwischenablage hochladen, Fotos ggf. bearbeiten
Verortung hinzufügen:
Verortungsplan auswählen (neue Pläne können in der Browser-Version unter „Einstellungen & Backup“ hinzugefügt werden)
Klick auf + Neuer Pin, Pin setzen, bestätigen, ggf. weiteren Pin setzen oder Pin ändern, Verortungs-Kategorien auswählen und speichern
Task nun direkt veröffentlichen oder als Entwurf speichern
Nach der Veröffentlichung können Änderungen von jedem Beteiligten mit der Rolle des Erstellers und allen Projekt-Administratoren vorgenommen werden.
Ist zB. ein Mangel für mehrere Gewerke relevant, kann man den betreffenden Task Duplizieren und somit einem weiteren Zuständigen zuweisen.
Tipp
Im Rechtsklickmenü (Klick mit rechter Maustaste auf einen Task in der Liste) können diverse Bearbeitungsoptionen ausgewählt und damit Änderungen rasch vorgenommen werden.
Tipp
Für die Eingabe von Texten (zB. Beschreibung eines Tasks) kann auch die Diktierfunktion des Smartphones genutzt werden.
Jeder Task ist je nach Status farbig markiert: Offen (hellblau), In Bearbeitung (dunkelblau), In Abklärung (gelb) oder Erledigt (grün).
Eine Statusänderung kann von jedem Beteiligten vorgenommen werden, der den Task sieht.
Nach der Veröffentlichung befindet sich ein Task automatisch im Status „Offen“.
Sobald über die Chat-Funktion ein Austausch von Nachrichten und/oder Dateien stattfindet, ändert sich der Status und somit die Farbmarkierung: Bei Anmerkungen auf „In Bearbeitung“ und bei Rückfragen auf „In Abklärung”.
Ist ein Mangel behoben oder eine offene Arbeit abgeschlossen, so ändert man den Status des jeweiligen Tasks auf „Erledigt“. Dabei können Fotos oder Anmerkungen hinzugefügt werden.
Bei der Taskverortung werden ein oder mehrere Pins auf einen zuvor hochgeladenen Plan geheftet um den Task dadurch eindeutig lokalisieren zu können.
Tritt zB. ein Mangel an mehreren Stellen des selben Verortungsplans auf, so können dem entsprechenden Task auch mehrere Pins zugeordnet werden.
Klick auf Verortungsplan öffnen (links oberhalb der Tasks-Liste) und gewünschten Plan auswählen bzw. Klick auf X Tasks in Plan öffnen (bei aktiver Gruppierung nach Verortungsplan)
Klick auf + Neuer Pin und Pin auf Plan positionieren
Anschließend entweder + Neuer Task anlegen oder den gesetzten Pin einem Bestehenden Task zuordnen
Tipp
Auch durch „Longpress“ auf den Screen kann ein neuer Pin gesetzt werden.
Tipp
Es ist jederzeit möglich, Pins nachträglich hinzuzufügen oder zu ändern: In der Browser-Version zB. mit Rechtsklick auf den betreffenden Task in der Listenansicht und der Menüauswahl Verortung ändern.
Klick auf Gruppierung nach Verortungsplan (oberhalb der Tasks-Liste)
Klick auf X Tasks in Plan öffnen oder Verortungsplan öffnen (in App: Map-Symbol siehe oben) und Plan auswählen
Mit Klick auf einen Pin wird der zugehörige Tasks angezeigt. Mit Klick auf das Pfeilsymbol öffnet sich ein Fenster mit den Task-Details, wo zB. Änderungen vorgenommen werden können.
Mit Klick auf X von Y Tasks (links oben) werden alle Tasks des Verortungsplans aufgelistet. Diese Listenanzeige kann durch das Setzen von Filtern präzisiert werden.
Die Pins können mit Klick auf das Augen-Symbol ein- bzw. ausgeblendet werden
Die integrierte Chat-Funktion ermöglicht eine direkte Kommunikation zwischen dem Task-Ersteller und dem Zuständigen. So können zB. Fragen gestellt, Anmerkungen gemacht oder Nachrichten zu erledigten Tasks hinzugefügt werden:
Klick ins Feld Neue Nachricht
Auswahl Anmerkung, Rückfrage oder Erledigt
Nachricht verfassen (ggf. als Textbaustein speichern)
Foto und/oder andere Dateien hinzufügen
Klick auf senden
Tipp
Nachrichten zu einem Task können von jedem Beteiligten versendet werden, der dieselbe Rolle wie der Zuständige hat.
Benachrichtigungen über Veröffentlichungen neuer Tasks, Änderungen, Rückfragen, etc. werden stündlich per E-Mail an den jeweiligen Zuständigen und den Ersteller des Tasks versendet. Voraussetzung dafür ist, dass der entsprechende E-Mail Melder (Bericht – Tasks) im Projekt aktiviert ist.
Am Smartphone werden zusätzlich Push-Nachrichten angezeigt, sofern die App-Einstellungen dies zulassen.
Weitere Benachrichtigungen zu Tasks (zB. Erinnerung an Fristen) können im E-Mail Melder für jedes Projekt individuell ein- oder ausgeschalten werden.
Tipp
Eine Task-Erinnerung kann jederzeit als E-Mail an den Zuständigen versendet werden: In der Smartphone-App mit Klick auf das Drei-Punkte-Menu (rechts neben Titel), Auswahl Erinnerung senden, ggf. Betreff anpassen sowie Nachricht verfassen und Senden
Es gibt drei Arten von Tasks, die in unterschiedlichen Registern zu finden sind: Entwürfe, Tasks zu erledigen und Erledigte Tasks
Alle Tasks eines Registers werden übersichtlich in einer Liste angezeigt und können je nach Anforderung sortiert und gefiltert werden.
Mit der Filterung nach unterschiedlichen Eigenschaften (Kategorie, Zuständigkeit, etc.) und/oder der Eingabe von Suchbegriffen lässt sich die Trefferanzahl in der Listenansicht eingrenzen.
Um alle zuvor aktivierten Filter zu entfernen, klickt man auf den Button Alle anzeigen.
Wenn Tasks im Verortungsplan geöffnet sind, lässt sich auch hier die Listenansicht nach Wunsch filtern.
Tipp
Schnellfilter in der Smartphone-App: Tasks für mich, Tasks von mir und Abklärung
Mit Gruppierung nach Verortungsplan (oberhalb der Liste) werden die Tasks nach zugehörigen Plänen gruppiert. Somit ist schnell ersichtlich, wieviele Tasks zB. einem Stockwerk zugeordnet sind.
Klick auf Drucken (rechts oberhalb der Liste in der Browser-Version)
Liste filtern und/oder sortieren
Einstellungen der Druckoptionen „Gruppieren nach“ und „Zusatzinformationen“ vornehmen
Klick auf Drucken und im eigenen System entweder auf Papier drucken oder als PDF speichern
Jeder Benutzer (egal ob selbst registriert oder Beteiligter) ist berechtigt, eigene Projekte anzulegen und ist somit Besitzer all dieser Daten. Als Projekteigentümer ist er der einzige, der diese Projekte auch wieder löschen darf. Der Zugriff auf seine Projekte kann ihm als Eigentümer niemals entzogen werden.
Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers kostenpflichtig. Die Rechnungslegung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Beauftragung eines Paketes im Benutzerkonto.
Tipp
Wir empfehlen, für das Benutzerkonto des Projekteigentümers (zahlungspflichtig) eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Mit dem Login dieses Benutzerkontos sind alle Projekte anzulegen – somit ist diese E-Mail-Adresse im Besitz aller Daten. Der jeweilige Projektverantwortliche wird als Beteiligter mit Administratorrechten eingeladen und managt von nun an das Projekt.
Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer. Sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen. Ein Administrator ist berechtigt, andere Beteiligte einzuladen, zu löschen und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff. Ein Administrator darf alle Pläne und Dokumente anderer Rollen bearbeiten oder aktualisieren und kann auch stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle, sondern unter der des Verfassers abgelegt).
Projekt-Beteiligte können sich mit ihren PLANFRED-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt, alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die gleiche Rolle zugewiesen wird.
Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt. Sie stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten zur Verfügung. Dabei wird via E-Mail ein Downloadlink versendet. Im Register „Aktivitäten“ können sowohl Empfang als auch Download überprüft werden (Klick auf + Filter „Beteiligter/Rolle“, Auswahl des Beteiligten, gewünschte Kategorie aktivieren und Klick auf Anzeigen). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-Mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer“ zu finden ist.
Tipp
Wir empfehlen, Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergabeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! VORTEILE: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden. Auch Plotaufträge werden durch manuellen Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden. In der Aktivitätenkategorie „Download“ kann überprüft werden, ob die Pläne bzw. Dokumente heruntergeladen wurden.
Sobald mindestens ein Beteiligter mit Plan-Prüfberechtigung im Projekt vorhanden ist, wird das Prüfsystem für Pläne aktiviert. Beim Hochladen eines Plans ist auszuwählen, ob für diesen Plan eine Prüfung erforderlich ist oder nicht. Falls eine Planprüfung nötig ist, werden die entsprechenden Beteiligten mit Plan-Prüfberechtigung in der Liste aktiviert.
Ein Beteiligter wird automatisch per E-Mail informiert, wenn ein Plan auf seine Prüfung wartet. Der Beteiligte kann den Planindex nun entweder mit einer Freigabe absenden oder mit einem Kommentar (als Text und/oder Datei) speichern. Status-Updates werden stündlich per E-Mail an den Planverfasser und alle Beteiligten mit derselben Rolle verschickt.
Für Dokumente ist das Prüfsystem immer aktiv. Eine Dokumentenprüfung kann jederzeit von allen Beteiligten angefordert werden.
Wenn ein Beteiligter gelöscht wird (Rechtsklick auf Beteiligten und Beteiligten löschen), werden alle Downloadlinks in bereits erhaltenen E-Mails deaktiviert. Weiters kann einem Beteiligten der Projektzugang entzogen werden, indem man seine Berechtigung auf „Beteiligter ohne Login“ ändert. Gelöschte Projekt-Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb verschoben. Alle Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar und Beteiligte können jederzeit wiederhergestellt werden.
Projekteigentümer können einzelne Projekte ganz einfach an Beteiligte übertragen. Dabei werden sämtliche Rechte (zB. Besitz der Daten, Vergabe von Zugriffsrechten) und Pflichten (zB. Zahlungspflicht) an den neuen Eigentümer weitergegeben. Voraussetzung für jede Projektübertragung ist, dass die zukünftige Eigentümeradresse Beteiligter im Projekt ist und das Konto mit einem Paket versehen ist.
Die Meldung Testphase scheint auf, wenn ein Benutzer ein eigenes Projekt angelegt hat, sein Konto jedoch nicht mit einem Paket versehen ist. Bei PLANFRED sollten alle Projekte eines Büros im Eigentum des zahlungspflichtigen Benutzerkontos sein. Mit der Funktion „Projektübertragung“ können Projekte jederzeit auf das beauftragte Büro-Benutzerkonto übertragen und nahtlos weitergeführt werden.
Login des Projekteigentümers in das zu übertragende Projekt
zukünftigen Projekteigentümer (beauftragtes Büro-Benutzerkonto) als Projekt-Beteiligten anlegen
unter Einstellungen & Backup (rechts oben) Klick auf Projektübertragung
nun Projekt übertragen an, neuen Projekteigentümer auswählen und Projektübertragung einleiten
Der zukünftige Projekteigentümer wird automatisch per E-Mail über die Anfrage zur Projektübertragung informiert. Mit Klick auf Anmelden und Projekt übernehmen im E-Mail öffnet sich PLANFRED im Browser, wo das Projekt angenommen und somit die Projektübertragung abgeschlossen werden kann.
Nach der Übertragung ist der ursprüngliche Projekteigentümer nicht mehr in der Testphase, hat im Projekt Administratorrechte und kann gegebenenfalls auch gelöscht werden.
Tipp
Wir empfehlen, für das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Über dieses Benutzerkonto sind alle Projekte anzulegen - somit sind alle Daten im Eigentum dieser E-Mail-Adresse.
Mit der Funktion „Projektübertragung" kann das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers geändert werden. Dieses wird nur zum Anlegen neuer Projekte und für die Verwaltung der Auftragsdaten verwendet.
die zukünftige Eigentümeradresse bei den Projekten, die übertragen werden sollen, als Beteiligten anlegen (Empfehlung: Name nur „-" und Rolle zB. „Account“)
Login mit der zukünftigen Eigentümeradresse, Klick auf Benutzerkonto (oben rechts), Paketauswahl (MINI, MIDI, MAXI oder PRIME) treffen, Zahlungsintervall auswählen und Rechnungsanschrift eintragen, Logout
Login als Projekteigentümer in jedes eigene Projekt und Projektübertragung wie oben beschrieben durchführen
nach abgeschlossener Projektübertragung im Benutzerkonto des ursprünglichen Projekteigentümers die Paketauswahl ändern auf „FREE“
Tipp
Soll ein Projekt zB. auf den Bauherrn übertragen werden, der noch kein Beteiligter ist, empfehlen wir, den Bauherrn als neuen Beteiligten anzulegen und einzuladen. Damit ist die Registrierung bereits erledigt und der Bauherr muss nur mehr im Benutzerkonto ein Paket auswählen.
Ob bei Nachrichten, Prüfanfragen oder Beschreibungen von Tasks - Textbausteine unterstützen PLANFRED-Nutzer beim Verfassen von Texten. Diese Bausteine können für folgende Anwendungen jeweils individuell angelegt und bearbeitet werden:
Nachricht beim Plan- und Dokumentenversand
Anfrage zur Prüfung
Anmerkung zum Index bzw. zur Version beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen bzw. Dokumenten
Anmerkung zur Freigabe
Kommentar zur angeforderten Prüfung
Beschreibung eines Tasks
Verfassen von Nachrichten innerhalb eines Tasks
Persönliche Nachricht an neuen Projekt-Beteiligten
Nachricht ins Textfeld eintippen
Teile oder den gesamten Text markieren
Klick auf + neu
Im Pop-up-Fenster Name des Textbausteins eingeben
Text bei Bedarf bearbeiten
Klick auf speichern
Mit Klick auf Textbausteine und einem weiteren Klick auf den gewünscht Baustein in der Liste wird der Text ins Nachrichtenfeld eingefügt.
Tipp
Es können beliebig viele gespeicherte Textbausteine zu einer Nachricht zusammengfügt werden.
HINWEIS: Textbausteine, die zB. für den Dokumenten-Upload erstellt wurden, stehen NICHT zur Auswahl, wenn zB. Prüfanfragen verfasst werden. Sie scheinen nur dort auf, wo sie erstellt und gespeichert wurden.
Somit müssen die Einstellungen (Planordner, Rollen und Tags) beim Anlegen neuer Projekte nicht jedesmal neu eingegeben werden.
beim Anlegen eines neuen Projekts Klick auf Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen
das gewünschte Projekt aus der Liste auswählen
Änderungen der Projekteinstellungen können zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit vorgenommen werden
Tipp
Projekte als Vorlage abspeichern: Neues Projekt erstellen, Einstellungen anpassen und zB. als „_VORLAGE-XY“ abspeichern.
In PLANFRED können einzelne Dokumente mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden, um die Sichtbarkeit auf ausgewählte Beteiligte einzuschränken. Administratoren haben immer Zugriff auf alle Dokumente.
Neues Dokument wie gewohnt anlegen
Klick auf Zugriffsberechtigung ÄNDERN
Klick auf Eingeschränkt
Auswahl der Beteiligten
speichern
Mit Rechtsklick auf ein Dokument und Auswahl Zugriffsberechtigung ändern kann der Zugriff nachträglich eingeschränkt oder bearbeitet werden.
Tipp
Auswahl der Beteiligten als persönliche Vorauswahl speichern: „Beteiligten-Vorauswahlen“ aufklappen (Klick auf das Dreieck ganz rechts), Klick auf + Beteiligten-Vorauswahl erstellen, Bezeichnung eintragen und speichern
HINWEIS: Im Projekt-Backup sind immer alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff verfügbar. Daher empfehlen wir, sensible Dokumente wie zB. Kostenverfolgungen, Verträge, Rechnungsprüfungen usw. in einem separaten Projekt mit einem kleinen Beteiligtenkreis zu verwalten.
Der Prüf-Status von Plänen und Dokumenten ist mittels eines einfach filterbaren Ampelsystems in den Farben gelb (Prüfung angefordert), rot (Kommentiert) und grün (Freigegeben) eindeutig.
ACHTUNG: Ein Plan soll nur dann freigegeben und grün eingefärbt werden, wenn schon alle Kommentare/Anmerkungen der vorangegangenen Planprüfung eingearbeitet wurden. Auch anhand des Index soll erkennbar sein, dass der Plan freigegeben ist (kein Vorabzug).
Die Prüfung von Plänen kann nur von Beteiligten mit einer Plan-Prüfberechtigung angefordert werden. In der Beteiligten-Liste sind diese mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Klick mit rechter Maustaste auf einen Beteiligten und Auswahl Plan-Prüfberechtigung erteilen oder Plan-Prüfberechtigung entziehen
Tipp
Die Prüfung von Dokumenten kann immer von allen Beteiligten angefordert werden.
Jeder Beteiligte kann beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen eine Prüfung anfordern.
Auswahl ganz unten Dieser Index erfordert eine Prüfung von
Auswahl der Personen, die den Plan prüfen sollen
optional Prüffrist und Textnachricht hinzufügen
Klick auf speichern
die Prüfer werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt
ACHTUNG: Beim ersten Prüflauf eines noch nicht abgestimmten Plans soll der Vorabzugstatus anhand des Index erkennbar sein (zB. „VA"). Die Prüfer fügen dann ihre Kommentare (Anhang und Text) zum Plan hinzu – der Originalplan bleibt unverändert.
Tipp
Mit dem Filter … von mir zu prüfen (neben Register Pläne und Dokumente) hat jeder Beteiligte die Übersicht über alle von ihm angeforderten Plan- oder Dokumentenprüfungen.
Klick mit rechter Maustaste auf den jeweiligen Plan und Auswahl Prüfung anfordern oder Prüfung bearbeiten.
im Register Pläne den persönlichen Filter von mir freizugeben anklicken
Plan auswählen und herunterladen (gegebenenfalls Kommentare der anderen Prüfer auch herunterladen) und korrigieren
Auswahl einer der Optionen FREIGABE oder KOMMENTAR
bei FREIGABE Textnachricht schreiben und Index-Freigabe absenden
bei KOMMENTAR Datei und/oder Textnachricht hinzufügen und Kommentar speichern
die Planverfasser (gesamte Rolle) werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt
Tipp
Eine Freigabe mit Anmerkungen wird mit der Option KOMMENTAR abgewickelt, da diverse Kleinigkeiten (auch der Freigabe-Index) noch in den Originalplan einzuarbeiten sind und dieser deshalb nicht als freigeben markiert werden soll. Der Planverfasser liefert dann den Freigabeplan mit einem eindeutigen Index und kann diesen dann selber grün (Freigegeben) einfärben.
der Planverfasser überarbeitet den Plan
Klick auf Plan aktualisieren und Plan mit neuem Index hochladen
der Planverfasser kann je nach Ergebnis der vorigen Planprüfung eine erneute Prüfung anfordern oder den Plan selber als freigegeben markieren, indem er die Option „Diese Revision ist von mir freigegeben“ wählt (er hat die Freigabe schon in Form eines Kommentars erhalten)
Klick auf Index speichern
Tipp
Jeden Montag wird automatisch ein wöchentlicher Report aller Plan- und Dokumentenprüfungen versendet. Jeder Beteiligte kann im Projekt im E-Mail-Melder (rechts oben) einstellen, welche automatischen Benachrichtigungen versendet werden sollen.
Über das Rechtsklick-Menü können Änderungen direkt in der Liste erledigt werden, ohne die Detailansicht öffnen zu müssen.
Filterung der zu bearbeitenden Pläne oder Dokumente in der Listenansicht
Sortierung nach zB. Plannummer durch Klick auf Nummer/Codierung in der Überschriftzeile
Klick mit rechter Maustaste auf einen Plan
Auswahl der gewünschten Aktivität:
PDF oder DWG herunterladen
Plan aktualisieren, in neuem Fenster öffnen …
Nummer/Inhalt ändern
Planverfasser ändern
Planordner ändern
Tags ändern
Prüfung anfordern oder bearbeiten
Änderungen vornehmen
speichern
Bei PLANFRED haben immer alle Projektbeteiligten Zugang zum gesamten Planstand. Einzelne Dokumente können jedoch mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden. Eine übergeordnete Zugriffsberechtigung erfolgt über unterschiedliche Projekte. Administratoren können alle relevanten Pläne und Dokumente mit wenigen Klicks aus einem anderen Projekt importieren.
Nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens wird ein weiterführendes Ausführungsprojekt angelegt. Alle relevanten Pläne und Dokumente werden in das Ausführungsprojekt importiert, wodurch man ein bereinigtes Projekt für die jeweiligen Firmen hat.
ACHTUNG: Vor dem ersten Import von zB. Plänen ist darauf zu achten, dass die Plannummern weder Index noch Datum enthalten. PLANFRED vergleicht nämlich während des Übertragungsvorgangs die Plannummern beider Projekte (auch jene im Papierkorb) und bereits vorhandene Pläne im Zielprojekt werden bei Bedarf (zB. bei neuem Index) aktualisiert.
+ Eigenes Projekt anlegen zB. Ausführungsprojekt und Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen zB. vom Genehmigungsprojekt
im Ausführungsprojekt Klick auf Pläne aus Projekt importieren (Button neben „Neuen Plan anlegen" - nur für Administratoren sichtbar) und Projekt auswählen, aus dem die Pläne importiert werden sollen
Pläne filtern und mittels Checkbox auswählen
Klick unten auf Weiter
Importeinstellungen wählen (nur beim Import von freigegebenen Plänen und Dokumenten)
Klick auf x Pläne importieren
Dokumente auf die selbe Weise aus anderem Projekt importieren
Tipp
Es wird immer nur die aktuellste Version eines Dokuments bzw. der aktuellste Index eines Plans importiert. Die Historie ist nur im Ausgangsprojekt abrufbar.
Tipp
Auch Beteiligte können aus einem anderem Projekt importiert werden. Dabei kann eingestellt werden, dass diese als „Beteiligte ohne Login" importiert werden. Nachträgliche Einladung: Rechtsklick auf Beteiligten in der Liste, Auswahl Berechtigung ändern, ggf. zuerst Kontaktdaten eingeben, Rolle vergeben und Klick auf Berechtigung ändern, Auswahl Projekt-Beteiligter oder -Administrator, optional Nachricht schreiben und einladen & zurück zur Liste
Wenn zB. diverse Planungsabstimmungen nicht für die Firmen sichtbar sein sollen, empfehlen wir, diese in einem separaten Projekt mit kleinem Beteiligtenkreis abzuwickeln. Sobald die Pläne abgestimmt sind, werden diese wieder in das Hauptprojekt importiert (vorhandene Pläne werden dabei aktualisiert) und somit veröffentlicht.
Abstimmungsprojekt anlegen und die gewünschten Pläne aus dem Hauptprojekt importieren
Pläne im Abstimmungsprojekt wie gewohnt bearbeiten (Prüfungen anfordern, Pläne aktualisieren, etc.)
nun im Hauptprojekt (Zielprojekt) die zu veröffentlichen Pläne aus dem Abstimmungsprojekt importieren
Planliste der im Zielprojekt existierenden und die dazughörigen, zum Import ausgewählten, Indizes überprüfen und zwischen den Optionen Plan aktualisieren (unten alle aktualisieren ) oder Als neuen Plan anlegen wählen
Klick auf Weiter
Import-Einstellungen wählen und Klick auf x Pläne importieren
Tipp
Wenn im Zielprojekt der aktuellste Planindex schon existiert, kann dieser nicht noch einmal importiert werden (Planauswahl ist nicht möglich). Ebenso nicht importierbar sind Pläne, die sich im Freigabeprozess befinden (gelb und rot eingefärbt).
Die Funktion „Multi-Edit“ ermöglicht ein rasches Bearbeiten der Eigenschaften mehrerer Pläne auf einmal. Mit wenigen Klicks können Planordner, Verfasser, Tags oder Prüfungen verschiedener Pläne gleichzeitig geändert werden.
Mehrere Ausführungspläne sollen in den Ordner Montagepläne verschoben werden:
Klick auf Bearbeiten neben „Plan aktualisieren“ bzw. „Neuen Plan anlegen“
mit Hilfe des Filtersystems die Ausführungspläne anzeigen lassen
Auswahl der zu ändernden Pläne durch Klick auf die Checkbox (links neben Plannummer) oder Klick auf Alle auswählen, sollten alle gefilterten Pläne bearbeitet werden
Klick auf Bearbeiten in der unteren Bildschirmmitte
gewünschte Eigenschaftenrubrik Planordner mittels Klick aktivieren
Klick auf Montageplan, um die Planordner der ausgewählten Pläne zu ändern
zuletzt auf x Pläne ändern klicken
PLANFRED vergleicht die Plandateien in der Zwischenablage mit der Nummern/Codierung bereits angelegter Pläne. Dadurch können die Dateien den jeweiligen Plänen automatisch zugeordnet und im Anschluss aktualisiert werden.
Die Zuordnung funktioniert optimal, wenn die Plandateien immer gleich bezeichnet werden, nämlich vorne der fixe Teil – die Plannummer/Codierung und hinten der variable Teil – der Index (oder Datum - max. 6 Zeichen).
110.105 03.17 DP-LIKU A.pdf (Dateiname)
110.105 03.17 DP-LIKU (zugehörige Plannummer)
Arch_Lp5_GR_EG_01.dwg (Dateiname)
Arch_Lp5_GR_EG_ (zugehörige Plannummer)
Bei bereits angelegten Plänen (siehe Register „Pläne") darf das Feld „Nummer/Codierung" keinen Index (oder Datum) enthalten, denn die Plannummer muss vollständig in der Dateibezeichnung vorkommen, damit die Zuordnung der neuen Plandateien eindeutig ist.
Klick auf Meine Zwischenablage (mittig oben)
Plandateien in die Zwischenablage ziehen oder Klick auf Dateien auswählen
Klick auf Dateien Plänen zuordnen …
Auflistung unter Eindeutige Zuordnung kontrollieren
Pläne, die aktualisiert werden sollen, mittels Checkbox links auswählen oder oben Alle auswählen
Index ins Feld eintragen
Klick auf Jetzt aktualisieren
Tipp
Planprüfungen können nachträglich mit „Bearbeiten" angefordert werden (siehe unten).
Der Plan ist neu anzulegen
Bei der Datei handelt es sich um ein Dokument
Das Feld „Nummer/Codierung" enthält einen Index oder Datum – das Feld ist zu bearbeiten: Mit Rechter Maustaste auf Plan klicken, Auswahl Nummer/Inhalt ändern, Index oder Datum löschen und speichern
Sobald alle Dateien in der Zwischenablage mit einem grünen Häkchen als zugewiesen (für alle im Projekt sichtbar) markiert sind, kann die Zwischenablage geleert werden: Klick auf x (oben rechts) und Klick auf angezeigte Liste leeren
Im Register Pläne die gewünschten Pläne filtern und Liste nach letzter Upload sortieren
Klick auf Bearbeiten (blauer Button rechts über Liste)
Pläne mittels Checkbox auswählen
Klick unten auf Bearbeiten
Prüfung auswählen
Auswahl unten Dieser Index erfordert eine Prüfung von
Prüfer auswählen, optional Prüffrist und Textnachricht hinzufügen
Klick auf x Pläne ändern
Die Prüfer werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt.