Ihr Projekt in wenigen
Schritten organisiert

Mit der Registrierung wird Ihr Planfred-Benutzerkonto erstellt. Sollte Ihre E-Mail-Adresse durch eine Projekteinladung bereits einen Planfred-Login haben, ist eine Registrierung nicht mehr erforderlich. 

Registrierung unter: app.planfred.com/registration

Klicken Sie im Bestätigungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren Planfred-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle eigenen Projekte aber auch Projekte zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den jeweiligen Projekten wechseln.

Jeder Planfred-Benutzer (egal ob selbst registriert oder eingeladen) ist berechtigt eigene Projekte anzulegen, wodurch die kostenfreie Testphase gestartet wird.

Projektliste (oben unter Projekte)

• Klick auf Erstes Eigenes Projekt anlegen

• Projekttitel eingeben

• Auswahl der eigenen Rolle im Projekt oder wenn nicht vorhanden Eingabe ins Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +

• Klick auf Projekt anlegen

Wenn Projekt-Beteiligte Pläne oder Dokumente hochladen, werden diese automatisch unter deren Rollen abgelegt. Obergruppen (optional), Planordner und Tags werden beim Anlegen von Plänen oder Dokumenten ausgewählt und können im Nachhinein jederzeit geändert werden. Ein Beteiligter kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten – auf Pläne oder Dokumente anderer Rollen hat er nur Leserechte. Der Projekteigentümer und die Projekt-Administratoren haben Bearbeitungsrechte für alle Rollen.

HINWEIS: Filter für Rollen und Tags werden erst angezeigt, wenn Pläne oder Dokumente mit diesen Attributen vorhanden sind.

Einstellungen & Backup (rechts oben)

Plan- und Dokumentenordner anpassen

• Ordner umbenennen und speichern

• Ordner löschen durch Klick auf x (rechts)

• Ordner hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neuer Planordner“ oder „Neuer Dokumentenordner“ schreiben und Klick auf +

• Reihenfolge ändern: Klick auf Listensymbol (rechts) und verschieben an die gewünschte Stelle

Beteiligte müssen sich nicht registrieren und verwenden Planfred kostenfrei! Planfred versendet beim Anlegen von Beteiligten Einladungs-E-Mails. Zusätzlich erhalten die Beteiligten einen Link zur Anleitung: www.planfred.com/de/anleitungen

Register Beteiligte (rechts oben)

• Klick auf Neuen Beteiligten anlegen

• Eingabe E-Mail-Adresse

• Auswahl Berechtigung: Projekt-Beteiligter, Projekt-Administrator oder Beteiligter ohne Login

• Optional Planfreigabe-Berechtigung

• Empfehlung Upload-Melder täglich (jeder Beteiligte kann seinen Upload-Melder selber ausschalten)

• Auswahl der Rolle oder Eingabe in Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +

• Nachname, Firma und Telefonnummer (optional) eintragen

• Optional persönliche Nachricht

• einladen + weiteren Beteiligten anlegen

Mit der erstmaligen Projekteinladung wurde Ihr kostenfreies Planfred-Benutzerkonto erstellt. Sie müssen sich nicht mehr registrieren! Klicken Sie im Einladungs-E-mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren Planfred-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle Projekte zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den Projekten wechseln.

Bei neuen Uploads von Plänen und Dokumenten versendet Planfred automatische Benachrichtigungen, vorausgesetzt der Upload-Melder ist im Projekt aktiviert.

Ein Beteiligter kann seinen Upload-Melder im jeweiligen Projekt selbst ein- und ausschalten (oranges Feld rechts oben). Bei Auswahl täglich versendet Planfred um Mitternacht eine Sammel-E-Mail aller neuen Uploads der letzten 24 Stunden.

Den besten Überblick über neue Uploads im Projekt hat man durch Sortierung der Listenansichten nach letztem Upload.

Register Pläne oder Dokumente

• Aktivierung Filter Alle Anzeigen (links oben)

• Klick auf Letzter Upload (rechts im Listenkopf)

• Filterung nach „Rollen/Verfasser“ und „Plan- oder Dokumentenordner“

• Vorschau durch Rechtsklick auf Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen

• Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen durch Klick auf Pläne laden oder Dokumente laden (blauer Button rechts über Liste)

ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf den Plan, dann unter „Indexhistorie“).

Register Pläne

• Klick auf Neuen Plan anlegen

• Druck-Datei (pdf, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• CAD-Datei (dwg, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• Die Dateibezeichnung wird automatisch in das Plannummernfeld übernommen

• Plannummer/Codierung editieren: Index und Datum entfernen und in das Feld „Index“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)

• Beschreibung in das Feld „Planinhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)

• Planordner wählen

• Optional Tags (Filter) auswählen oder Tag erstellen (Eingabe in Feld „Neues Tag“ und Klick auf +)

• Optional Kommentar schreiben

• Optional Freigabe anfordern

• Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladener Plan muss aktualisiert werden! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiligen Plan).

Register Pläne

• Klick auf Plan aktualisieren

• Auswahl des zu aktualisierenden Plans

• Druck-Datei (pdf, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• CAD-Datei (dwg, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• Index eintragen

• Optional Kommentar schreiben

• Optional Freigabe anfordern

• Klick auf Index speichern und zurück zur Liste

• den nächsten zu aktualisierenden Plan auswählen …

ACHTUNG: Jedes Dokument wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Dokumente dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf das Dokument, dann unter „Versionshistorie“).

Register Dokumente

• Klick auf Neues Dokument anlegen

• Datei aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• Dateibezeichnung wird automatisch in das Dokumentennummernfeld übernommen

• Dokumentennummer editieren: Version und Datum entfernen und in das Feld „Version“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)

• Beschreibung in das Feld „Dokumenteninhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)

• Optional Zugriff einschränken NUR SICHTBAR FÜR

• Dokumentenordner wählen

• Optional Tags (Filter) auswählen oder Tag erstellen (Eingabe in Feld „Neues Tag“ und Klick auf +)

• Optional Kommentar schreiben

• Optional Freigabe anfordern

• Klick auf speichern + weiteres Dokument anlegen

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladenes Dokument muss aktualisiert werden! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiliges Dokument).

Register Dokumente

• Klick auf Dokument aktualisieren

• Auswahl des zu aktualisierenden Dokuments

• Datei aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• Version eintragen (oder Datum zB. „200930“)

• Optional Kommentar schreiben

• Optional Freigabe anfordern

• Klick auf Version speichern und zurück zur Liste

• das nächste zu aktualisierende Dokument auswählen …

Planfred bietet zwei Funktionen, die das Anlegen (erstmalige Hochladen) von mehreren Plänen enorm erleichtern. Die Verwendung der Zwischenablage stellt sicher, dass keine Pläne übersehen werden und die Möglichkeit, Einstellungen vom letzten Plan zu übernehmen, spart Zeit. Auch beim Aktualisieren von Plänen und Hochladen von Dokumenten ist es sinnvoll, alle Dateien zuerst in die Zwischenablage zu laden, da somit keine Unterlagen vergessen werden.

Zuerst wird die Zwischenablage mit Dateien gefüllt:

• Klick auf Meine Zwischenablage (rechts oben)

• alle CAD- und/oder Druck-Dateien der neu anzulegenden Pläne in die Zwischenablage laden: entweder mit Klick auf Dateien auswählen oder einfach aus dem eigenen System hinein ziehen

• Zwischenablage schließen (Klick auf das Kreuz rechts oben), die Dateien werden im Hintergrund weiter hochgeladen

Danach wird der erste Plan angelegt und mit den entsprechenden Dateien aus der Zwischenablage gefüttert:

• Klick auf Neuen Plan anlegen

• Druck-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes DRUCK-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster

• CAD-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes CAD-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster

• Index und Planinhalt eingeben; Plannummer bearbeiten; Planordner, Tags, etc. auswählen; ggf. Kommentar verfassen und/oder Freigabe anfordern

• Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

Beim Anlegen der weiteren Pläne können die Einstellungen vom jeweils letzten Plan übernommen werden:

• Klick auf Einstellungen von letztem Plan übernehmen

• die Auswahl der zu übernehmenden Einstellungen kann bearbeitet werden (Klick auf die Häkchen)

• den Plan wie oben beschrieben anlegen und speichern

Register Pläne oder Dokumente

• Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)

• Filterung nach Rollen/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)

• Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)

• Klick auf Button Download (ganz unten)

• Ordnerstruktur auswählen (Empfehlung: Ordner/Original)

• Klick auf Dateien herunterladen

Register Pläne oder Dokumente

• Klick auf Versand (blauer Button rechts über Liste)

• Filterung nach Rolle/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)

• Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)

• Klick auf Button Versand (ganz unten)

• Auswahl der Empfänger oder

• Optional weitere Empfänger hinzufügen: Klick auf + Empfänger hinzufügen, Angaben eintragen und Klick auf hinzufügen

• Nachricht schreiben

• Optional Signaturvorlage erstellen

• Optional bei Plänen „NUR DRUCK-DATEIEN SENDEN“

• Klick auf senden

Projektinhaber und Administratoren haben Zugriff auf alle Tasks und können diese auch kommentieren und bearbeiten. Beteiligte sehen nur die Tasks die Ihnen oder einem anderen Beteiligten der selben Rolle zugewiesen wurden, sowie die selbst vom Beteiligten oder von Beteiligten der selben Rolle Angelegten.

In der Webapp im Browser (app.planfred.com) erscheint Tasks als Register zwischen „Dokumente” und „Beteiligte”. Sämtliche Tasks erscheinen - wie bei den Plänen und Dokumenten - in einer Liste. Über die Filterfunktionen lässt sich die Anzeige spezifizieren.

In den Projekteinstellungen („Einstellungen & Backup” rechts oben im jeweiligen Projekt) kann man unter „Tasks” sämtliche Einstellungen treffen, wie zum Beispiel die Kategorien umbenennen, entfernen oder Neue hinzufügen, die Verortung um eine weitere, und zwar vierte, Option erweitern, die Verortungsvorgaben umbenennen, entfernen oder Neue hinzufügen.

Neue Tasks legt man durch Betätigen des mittig unten angeordneten Buttons „+ Neuer Task“ an. Diese werden bis zur Veröffentlichung vorerst unter „Meine Entwürfe“ abgelegt und können nur von einem selbst eingesehen werden.

Bitte nun einen Titel und Beschreibung (optional) eingeben oder einsprechen sowie ein Foto machen oder eine Datei hochladen (optional). Die Kategorie, Zuständigkeit und falls notwendig eine Frist vergeben und die Verortungshinweise anführen.

Nach Klick auf den Button „Entwurf speichern” erscheint der Taskentwurf in der Liste „Meine Entwürfe”.

Jetzt kann man entweder mit der Taskerstellung fortsetzen (durch neuerliches Betätigen des Buttons „+ Neuer Task”) oder den Taskentwurf veröffentlichen. Hiefür klickt man auf den gewünschten Task und dann auf „Jetzt veröffentlichen”.

Nun ist der Task unter „Tasks” für den Taskersteller, seiner Rolle, dem Projektinhaber, allen Administratoren und den Zuständigen in der Taskliste angeführt.

Die Webapp im Browser zeigt den neuen Task wie abgebildet. Sollte dieser nicht oben erscheinen, so kann man dies durch die Sortierung der Reihenfolge durch Klick auf das Nummernsymbol erreichen.

Das Anlegen eines Tasks in der Webapp startet man mit Klick auf den Button „Neuen Task anlegen”. Alle weiteren Schritte sind inhaltlich gleich dem Anlegen eines Tasks in der Smartphone-App (siehe oben).

Zusätzlich zu den von der webapp gewohnten Filterfunktionen gibt es in der Smartphone-App drei Schnellfilter, und zwar „Tasks für mich”, „Tasks von mir” und „Abklärung”.

Die vier Status „Offen”, „In Bearbeitung”, „In Abklärung” und „Erledigt” beschreiben den Zustand des jeweiligen Tasks und sind über den farbigen Balken auf der linken Seite (blassblau, blau, gelb, und grün) erkennbar.

Zum Ändern des Status klickt man im jeweiligen Task auf den Status-Balken und wählt den gewünschten neuen Status aus.

Auch kann ein Text hinzugefügt werden, der dann in den „Task-Aktivitäten” (unten) erscheint.

Der Task-Report informiert via E-Mail über alle neuen sowie geänderten Tasks einmal täglich um Mitternacht. Beteiligte erhalten nur Informationen zu den Tasks, die sie auch einsehen können (Tasks die ihnen zugewiesen wurden sowie die selbst vom Beteiligten angelegten Tasks).

Durch Aktivieren der Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone wird man zusätzlich direkt über sämtliche Änderungen informiert.

Projekteigentümer

Jeder Benutzer (egal ob selbst registriert oder Beteiligter) ist berechtigt eigene Projekte anzulegen und ist somit Besitzer all dieser Daten. Als Projekteigentümer ist er der einzige der diese Projekte auch wieder löschen darf. Der Zugriff auf seine Projekte kann ihm als Eigentümer niemals entzogen werden.

Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers kostenpflichtig. Die Rechnungslegung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Beauftragung eines Paketes im Benutzerkonto.

Projekteigentümer können einzelne Projekte ganz einfach an Beteiligte übertragen. Dabei werden sämtliche Rechte (zB. Besitz der Daten, Vergabe von Zugriffsrechten) und Pflichten (zB. Zahlungspflicht) an den neuen Eigentümer weitergegeben. Voraussetzung für jede Projektübertragung ist, dass die zukünftige Eigentümeradresse Beteiligter im Projekt ist und das Konto mit einem Paket versehen ist.

Projekteigentümer ist in der Testphase, obwohl sein Büro schon ein Planfred Paket beauftragt hat:

Die Meldung Testphase scheint auf, wenn ein Benutzer ein eigenes Projekt angelegt hat, sein Konto jedoch nicht mit einem Paket versehen ist. Bei Planfred sollten alle Projekte eines Büros im Eigentum des zahlungspflichtigen Benutzerkontos sein. Mit der Funktion „Projektübertragung“ können Projekte jederzeit auf das beauftragte Büro-Benutzerkonto übertragen und nahtlos weitergeführt werden.

Ob bei Nachrichten, Freigabeanfragen oder Kommentaren - Textbausteine unterstützen Planfred-Nutzer beim Verfassen von Texten. Diese Bausteine können für folgende Anwendungen jeweils individuell angelegt und bearbeitet werden:

• Nachricht beim Plan- und Dokumentenversand

• Freigabeanfrage

• Persönliche Nachricht an neuen Projekt-Beteiligten

• Kommentar beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen oder Dokumenten

Vorgehensweise:

• Nachricht ins Textfeld eintippen

• Teile oder den gesamten Text markieren

• Klick auf Markierten Text als Textbaustein speichern

• Im Pop-up-Fenster Name des Textbausteins eingeben

• Text bei Bedarf bearbeiten

• Klick auf speichern

Planordner, Rollen und Tags können ganz einfach von bestehenden Projekten übernommen werden.

Das Anlegen neuer Projekte wird somit komfortabler und die Einstellungen (Planordner, Rollen und Tags) müssen nicht jedesmal neu eingegeben werden.

• Einfach beim Anlegen eines neuen Projekts den Link „Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen“ anklicken

• das gewünschte Projekt aus der Liste auswählen … fertig

• Die Projekteinstellungen können zu einem späteren Zeitpunkt wie gewohnt geändert werden

Ein Dokument kann mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden, um die Sichtbarkeit auf ausgewählte Beteiligte einzuschränken. Administratoren haben immer Zugriff auf alle Dokumente.

Vorgehensweise:

• Neues Dokument wie gewohnt anlegen

• Klick auf NUR SICHTBAR FÜR:

• Auswahl der Beteiligten

• speichern

HINWEIS: Im Projekt-Backup sind immer alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff verfügbar. Daher empfehlen wir, sensible Dokumente wie zB. Kostenverfolgungen, Verträge, Rechnungsprüfungen usw. in einem separaten Projekt mit einem kleinen Beteiligtenkreis zu verwalten.

Der Freigabe-Status von Plänen und Dokumenten ist mittels eines einfachen filterbaren Ampelsystems in den Farben gelb (Freigabe angefordert), rot (Kommentiert) und grün (Freigeben) eindeutig.

ACHTUNG: Bei grün markierten freigegebenen Plänen sollen bereits alle Kommentare/Anmerkungen, die dem Plan von den Prüfern hinzugefügt wurden, eingearbeitet sein. Auch anhand des Indexes soll erkennbar sein, dass der Plan freigegeben ist (kein Vorabzug).

1.) Beteiligten die Berechtigung zur Plan-Freigabe erteilen

Die Freigabe von Plänen kann nur von Beteiligten mit einer Planfreigabe-Berechtigung angefordert werden. In der Beteiligten-Listenansicht sind diese mit einem Häkchen (rechts) gekennzeichnet.

• Klick mit rechter Maustaste auf einen Beteiligten und Auswahl Planfreigabe-Berechtigung erteilen (nur Administratoren sind dazu berechtigt)

• einem weiteren Beteiligten die Planfreigabe-Berechtigung erteilen oder bei Bedarf entziehen (Rechtsklickfunktion Planfreigabe-Berechtigung entziehen)

Planfred erweitert das Rechtsklick-Menü in den Listen um praktische Funktionen. Das Ändern des Planordners, das Hinzufügen von Tags uvm. kann nun direkt in der Liste erledigt werden ohne die Detailansicht öffnen zu müssen.

Mit dem direkten Bearbeiten in der Liste behält man eine noch bessere Übersicht und der Zeitaufwand wird weiter reduziert.

Vorgehensweise:

• Filterung der zu bearbeitenden Pläne oder Dokumente in der Listenansicht

• Sortierung nach zb. Plannummer durch Klick auf Plannummer in der Überschriftzeile

• Klick mit rechter Maustaste auf einen Plan

• Auswahl der gewünschten Aktivität:

  • PDF oder DWG herunterladen

  • Plan aktualisieren, in neuem Fenster öffnen …

  • Nummer/Inhalt ändern

  • Planordner ändern

  • Tags ändern

  • Planverfasser ändern

• Speichern

Bei Planfred haben immer alle Projektbeteiligten Zugang zum gesamten Planstand. Einzelne Dokumente können jedoch mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden. Eine übergeordnete Zugriffsberechtigung erfolgt über unterschiedliche Projekte. Administratoren können alle relevanten Pläne und Dokumente mit wenigen Klicks aus einem anderen Projekt importieren.

Beispiel 1: Weiterführendes Ausführungsprojekt

Nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens wird ein weiterführendes Ausführungsprojekt angelegt. Alle relevanten Pläne und Dokumente werden in das Ausführungsprojekt importiert, wodurch man ein bereinigtes Projekt für die jeweiligen Firmen hat.

ACHTUNG: Vor dem ersten Import von zB. Plänen ist darauf zu achten, dass die Plannummern weder Index noch Datum enthalten. Planfred vergleicht nämlich während des Übertragungsvorgangs die Plannummern beider Projekte (auch jene im Papierkorb) und bereits vorhandene Pläne im Zielprojekt werden bei Bedarf (zB. bei neuem Index) aktualisiert.

Die Funktion „Multi-Edit“ ermöglicht ein rasches Bearbeiten der Eigenschaften mehrerer Pläne auf einmal. Mit wenigen Klicks können Planordner, Verfasser, Tags oder Obergruppen (optional) verschiedener Pläne gleichzeitig geändert werden.

Ein Beispiel für Multi-Edit

Mehrere Ausführungspläne sollen in den Ordner Montagepläne verschoben werden:

• Klick auf Bearbeiten neben „Plan aktualisieren“ bzw. „Neuen Plan anlegen“

• mit Hilfe des Filtersystems die Ausführungspläne anzeigen lassen

• Auswahl der zu ändernden Pläne durch Klick auf die Checkbox (links neben Plannummer) oder Klick auf Alle auswählen, sollten alle gefilterten Pläne bearbeitet werden

• Klick auf Bearbeiten in der unteren Bildschirmmitte

• gewünschte Eigenschaftenrubrik Planordner mittels Klick aktivieren

• Klick auf Montageplan, um die Planordner der ausgewählten Pläne zu ändern

• zuletzt auf x Pläne ändern klicken