Ihr Projekt in wenigen
Schritten organisiert

Anleitungen und Tipps für Projekt-Administratoren und -Beteiligte.

Administratoren & Eigentümer

A1Registrierung / Login

Mit der Registrierung wird Ihr PLANFRED-Benutzerkonto erstellt. Sollte Ihre E-Mail-Adresse durch eine Projekteinladung bereits einen PLANFRED-Login haben, ist eine Registrierung nicht mehr erforderlich. 

Registrierung unter: app.planfred.com/registration

Klicken Sie im Bestätigungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren PLANFRED-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle eigenen Projekte aber auch auf Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den jeweiligen Projekten wechseln.

Tipp

Das Passwort kann beim Login jederzeit neu angefordert werden. Ändern des Passworts im Benutzerkonto (rechts oben).

A2Projekt anlegen / Paketauswahl

Jeder PLANFRED-Benutzer (egal ob selbst registriert oder eingeladen) ist berechtigt, eigene Projekte anzulegen, wodurch die kostenfreie Testphase gestartet wird.

Projektliste (oben unter Projekte)
  • Klick auf Erstes eigenes Projekt anlegen

  • Projekttitel eingeben

  • Auswahl der eigenen Rolle im Projekt oder wenn nicht vorhanden Eingabe ins Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +

  • Klick auf Projekt anlegen

Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers zahlungspflichtig. Die Rechnungslegung per E-Mail erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Online-Beauftragung im Benutzerkonto (Auswahl eines Pakets und Eingabe der Rechnungsanschrift).

EMPFEHLUNG: Wir empfehlen, für das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Mit diesem Login sind alle Projekte anzulegen. Somit hat ein zentrales Konto Zugriff auf alle Firmenprojekte und ist Besitzer aller Daten. Die Projektleiter werden im jeweiligen Projekt als Administratoren angelegt und erhalten somit alle Rechte für die Projektorganisation.

Tipp

Mit der Funktion Projektübertragung (unter „Einstellungen & Backup“) können Sie Ihr Projekt in das Eigentum eines Beteiligten übertragen (vorausgesetzt dieser hat ein Paket ausgewählt). Wenn Sie kein eigenes Projekt mehr haben, befinden Sie sich nicht mehr in der Testphase.

A3Rollen, Planordner und Tags – individuelle Projekteinstellungen

Wenn Projekt-Beteiligte Pläne oder Dokumente hochladen, werden diese automatisch unter deren Rollen abgelegt. Obergruppen (optional), Planordner und Tags werden beim Anlegen von Plänen oder Dokumenten ausgewählt und können im Nachhinein jederzeit geändert werden. Ein Beteiligter kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten – auf Pläne oder Dokumente anderer Rollen hat er nur Leserechte. Der Projekteigentümer und die Projekt-Administratoren haben Bearbeitungsrechte für alle Rollen.

HINWEIS: Filter für Rollen und Tags werden erst angezeigt, wenn Pläne oder Dokumente mit diesen Attributen vorhanden sind.

Einstellungen & Backup (rechts oben)
Plan- und Dokumentenordner anpassen
  • Ordner umbenennen und speichern

  • Ordner löschen durch Klick auf x (rechts)

  • Ordner hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neuer Planordner“ oder „Neuer Dokumentenordner“ schreiben und Klick auf +

  • Reihenfolge ändern: Klick auf Punktesymbol (rechts) und verschieben an die gewünschte Stelle

Tipp

Wenn mehrere Dokumente einem anderen Dokumentenordner zugewiesen werden sollen: Klick auf Bearbeiten im Register „Dokumente“, Dokumente auswählen, ganz unten auf den Button Bearbeiten klicken, Dokumenteneigenschaft Dokumentenordner aktivieren, Dokumentenordner auswählen und Klick auf x Dokumente ändern.

Plan- und Dokumenten-Tags anpassen
  • Tags umbenennen und speichern

  • Tags löschen durch Klick auf x (rechts)

  • Tags hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neues Tag“ schreiben und Klick auf + (neue Tags werden alphabetisch eingeordnet)

Rollen der Beteiligten umbenennen oder hinzufügen
  • Rollen umbenennen und speichern

  • Rollen löschen durch Klick auf x (rechts)

  • Rollen hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neue Rolle“ schreiben und Klick auf + (neue Rollen werden alphabetisch eingeordnet)

  • Rollen können auch direkt beim Anlegen von Projekt-Beteiligten hinzugefügt werden

Plan- und Dokumenten-Obergruppen optional hinzufügen

Werden zB. für Projekte mit mehreren Bauteilen zusätzliche Ordner benötigt, die als oberste Kategorien über den Rollen liegen, so kann die Obergruppen-Funktion aktiviert werden. Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiv und kann sowohl beim Anlegen eines Projekts als auch bei bereits laufenden Projekten eingeschaltet und individuell konfiguriert werden.

  • mit Klick auf Plan-Obergruppen anzeigen oder Dokumenten-Obergruppen anzeigen werden die Obergruppen aktiviert, die gewünschten Einstellungen können daraufhin im Bearbeitungsfeld vorgenommen werden:

  • Obergruppen umbenennen und speichern

  • Obergruppen (zB. Bauteil 1, etc.) hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neue Plan-Obergruppe“ oder „Neue Dokumenten-Obergruppe“ schreiben und Klick auf +

  • Obergruppen löschen durch Klick auf x (gelöscht werden können nur Obergruppen, denen kein Plan zugerodnet ist)

HINWEIS: Alle bereits angelegten Pläne und Dokumente werden von PLANFRED automatisch der Obergruppe "Standard" zugewiesen und können direkt in der Listenansicht einer anderen Obergruppe zugeordnet werden: Rechtsklick auf den betreffenden Plan, im Pop-up Fenster Obergruppe ändern auswählen, Einstellungen anpassen und speichern.

Tipp

Sämtliche Projekteinstellungen können auf weitere Projekte übertragen werden: Einfach + Eigenes Projekt anlegen und Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen.

Rollen und Planordner – Ordnerstruktur beim Download

Beim Download aller Pläne bilden Rollen die Oberordner und Planordner die Unterordner. Sind die Obergruppen aktiviert, werden diese als oberste Ordnerkategorie des Projekts dargestellt. Somit ist beim Erstellen von Planordnern zu bedenken, welche Pläne beim Herunterladen in einem Ordner abgelegt werden sollen. Das gleiche gilt für Dokumentenordner.

Tags – zusätzliche Filter

Durch Hinzufügen von Tags kann man Pläne oder Dokumente nach individuellen Kriterien gruppieren und somit filtern: so wird zB. der Plan „Grundriss OG1“ mit den Tags „Grundriss“ und „OG1“ versehen. Benötigt man nun zB. die Grundrisse der Ausführungspläne des Architekten, aktiviert man zuerst den Filter der Rolle „Architekt“, dann den Filter Planordner „Ausführungspläne“ und zuletzt den Tag „Grundriss“ (oder Eingabe im Suchfeld: „Architekt + Ausführungspläne + GR“). Es ist empfehlenswert, Tags vorab zu definieren, damit die Beteiligten diese beim Plan Anlegen auswählen können.

Tipp

Sinngleiche Tags können durch Umbenennen zu einem Tag vereint werden: zB. Tag „GR“ in „Grundriss“ umbenennen, somit sind alle Pläne nur mehr mit dem Tag „Grundriss“ versehen.

A4Beteiligte zum Projekt einladen / Berechtigungen

Beteiligte müssen sich nicht registrieren und verwenden PLANFRED kostenfrei! PLANFRED versendet beim Anlegen von Beteiligten Einladungs-E-Mails. Zusätzlich erhalten die Beteiligten einen Link zur Anleitung: www.planfred.com/de/anleitungen

Register Beteiligte (rechts oben)
  • Klick auf Neuen Beteiligten anlegen

  • Eingabe E-Mail-Adresse

  • Auswahl Berechtigung: Projekt-Beteiligter, Projekt-Administrator oder Beteiligter ohne Login

  • Optional Plan-Prüfberechtigung

  • Empfehlung: Upload-Melder für Pläne & Dokumente Täglich (jeder Beteiligte kann seinen Upload-Melder selber ausschalten)

  • Auswahl der Rolle oder Eingabe in Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +

  • Nachname, Vorname und Firma eintragen

  • optionale Kontaktdaten (Telefonnummer, Adresse, Notiz) eingeben

  • Optional persönliche Nachricht

  • einladen + weiteren Beteiligten anlegen

Tipp

Bereits angelegte Beteiligte können bei weiteren Projekten übernommen werden: Neuen Beteiligten anlegen und Beteiligten aus Projekt importieren.

Tipp

Mit Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Liste sind folgende Funktionen verfügbar: Kontakt exportieren, Berechtigung ändern, Plan-Prüfberechtigung erteilen oder entziehen, Upload-Melder (Stündlich, Täglich, Aus), Beteiligten löschen.

Tipp

In der Beteiligten-Detailansicht (Klick auf Beteiligten) unter Berechtigung ändern (rechts oben) kann ein Projekt-Beteiligter nachträglich zum Projekt-Administrator gemacht oder ihm der Projektzugang entzogen werden.

Projekt-Beteiligter

Projekt-Beteiligte können sich mit ihren PLANFRED-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt, alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die selbe Rolle zugewiesen wird. 

Projekt-Administrator

Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer (sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen). Ein Administrator ist berechtigt, andere Beteiligte einzuladen, zu löschen, und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung. Ein Administrator ist berechtigt, die Pläne und Dokumente aller Rollen im Projekt zu bearbeiten und zu aktualisieren. Nur ein Administrator kann stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle sondern unter der des Verfassers abgelegt). 

Beteiligter ohne Login

Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt und stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten (Downloadlink via E-Mail) zur Verfügung. In der Beteiligten-Detailansicht kann der Erhalt überprüft werden (Klick auf Beteiligen – siehe unten Aktivitäten zB. „Download“). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-Mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer" zu finden ist. 

EMPFEHLUNG: Wir empfehlen, Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergabeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! (Vorteile: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden). Auch Plotaufträge werden durch manuellen Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden.

Plan-Prüfbeberechtigung

Sobald mindestens ein Beteiligter mit einer Plan-Prüfberechtigung im Projekt vorhanden ist, ist das Prüfsystem für Pläne aktiv. Nun kann beim Plan-Hochladen ausgewählt werden, ob der Plan geprüft werden soll, von wem und bis wann.

Die Prüfung von Dokumenten kann immer von allen Beteiligten angefordert werden.

Beteiligten löschen oder Zugang zum Projekt entziehen

Wenn ein Beteiligter gelöscht wird oder einem Beteiligten der Projektzugang entzogen wird (mit Rechter Maustaste auf Beteiligten klicken und Auswahl Beteiligten löschen oder Berechtigung ändern) werden alle Downloadlinks in bereits versendeten Upload-Meldungen deaktiviert. Bei gelöschen Beteiligten werden auch Downloadlinks in Versand-E-Mails deaktiviert. Gelöschte Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb veschoben (Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar. Ein Wiederherstellen ist jederzeit möglich).

Grundfunktionen

G1Passwort erstellen / Login

Mit der erstmaligen Projekteinladung wird Ihr kostenfreies PLANFRED-Benutzerkonto erstellt. Sie müssen sich nicht mehr registrieren! Klicken Sie im Einladungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren PLANFRED-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den Projekten wechseln.

Tipp

Das Passwort kann beim Login jederzeit neu angefordert werden. Ändern des Passworts im Benutzerkonto (rechts oben).

Grundfunktionen

Pläne & Dokumente

G2E-Mail Melder

PLANFRED Screenshot – E-Mail-Melder

Bei neuen Uploads von Plänen und Dokumenten versendet PLANFRED automatische Benachrichtigungen, vorausgesetzt die „Upload-Meldung - Pläne & Dokumente“ ist im Projekt aktiviert. Im E-Mail Melder (rechts oben) des jeweiligen Projekts kann ein Beteiligter die „Upload-Meldung - Pläne & Dokumente“ selbst ein- und ausschalten. Bei Auswahl Täglich versendet PLANFRED um Mitternacht eine Sammel-E-Mail aller neuen Uploads der letzten 24 Stunden.

Weiters sind im E-Mail Melder individuelle Projekteinstellungen für folgende Benachrichtigungen von PLANFRED möglich:

  • Bericht - Plan- & Dokumentenprüfungen

  • Bericht - Tasks

  • Erinnerung an Fristen

  • Wöchtentliche Erinnerung

G3Pläne oder Dokumente nach letztem Upload sortieren

Den besten Überblick über neue Uploads im Projekt hat man durch Sortierung der Listenansichten nach letztem Upload.

Register Pläne oder Dokumente
  • Aktivierung Filter Alle anzeigen (links oben)

  • Klick auf Letzter Upload (rechts im Listenkopf)

  • Filterung nach „Rollen/Verfasser“ und „Plan- oder Dokumentenordner“

  • Vorschau durch Rechtsklick auf Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen

  • Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen durch Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)

Tipp

Die Liste kann nach allen Kriterien in der schwarzen Listenkopfzeile sortiert werden.

G4Neuen Plan anlegen

PLANFRED Screenshot – Neuen Plan erstellen

ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf den Plan, dann unter „Indexhistorie“).

Register Pläne
  • Klick auf Neuen Plan anlegen

  • DRUCK-DATEI (pdf, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

  • CAD-DATEI (dwg, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

  • Dateibezeichnung wird automatisch in das Plannummernfeld übernommen

  • Plannummer/Codierung editieren: Index und Datum entfernen und in das Feld „Index“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)

  • Planordner wählen

  • Planbeschreibung in das Feld „Planinhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)

  • Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern"

  • Optional Anmerkung zum Index schreiben

  • Optional Prüfung anfordern

  • Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

HINWEIS: Alle Dateiformate können hochgeladen werden, auch Zip-Pakete (zB. Bestandspläne). PLANFRED gibt keine Plancodierung vor. Jeder Beteiligte kann Pläne mit seiner eigenen Codierungs-Systematik anlegen.

Tipp

Plannummer/Inhalt, Planverfasser, Planordner, etc. können nachträglich geändert werden: Rechtsklick auf Plan in Listenansicht, Auswahl der gewünschten Option im Pop-Up Fenster, Änderung vornehmen und speichern.

Tipp

Wenn bei mehreren Pläne zB. der Planordner geändert werden soll: Klick auf Bearbeiten (blauer Button rechts über Liste), Pläne mittels Checkbox auswählen, unten auf den Button Bearbeiten klicken, zu ändernde Planeigenschaft zB. Planordner aktivieren, gewünschten Planordner auswählen und Klick auf x Pläne ändern.

G5Plan aktualisieren

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladener Plan muss aktualisiert werden! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiligen Plan).

Register Pläne
  • Klick auf Plan aktualisieren

  • Auswahl des zu aktualisierenden Plans

  • DRUCK-DATEI (pdf, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

  • CAD-DATEI (dwg, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

  • Index eintragen

  • Optional Anmerkung zum Index schreiben

  • Optional Prüfung anfordern

  • Klick auf Index speichern und zurück zur Liste

  • den nächsten zu aktualisierenden Plan auswählen …

Tipp

Mit Rechtsklick kann ein Plan in einem neuen Fenster (Tab) geöffnet und aktualisiert werden. Man kann beliebig viele Fenster (Tabs) parallel öffnen.

G6Neues Dokument anlegen

PLANFRED Screenshot – Neues Dokument erstellen

ACHTUNG: Jedes Dokument wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Dokumente dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf das Dokument, dann unter „Versionshistorie“).

Register Dokumente
  • Klick auf Neues Dokument anlegen

  • DATEI aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

  • Dateibezeichnung wird automatisch in das Dokumentennummernfeld übernommen

  • Dokumentennummer editieren: Version und Datum entfernen und in das Feld „Version“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)

  • Optional Zugriff einschränken: Klick auf Zugriffsberechtigung ÄNDERN, Auswahl Eingeschränkt, Beteiligte auswählen und speichern

  • Dokumentenordner wählen

  • Dokumentberschreibung in das Feld „Dokumenteninhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)

  • Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern"

  • Optional Anmerkung zur Version schreiben

  • Optional Prüfung anfordern

  • Klick auf speichern + weiteres Dokument anlegen

HINWEIS: Alle Dateiformate können hochgeladen werden, auch Zip-Pakete (zb. Fotos). PLANFRED gibt keine Dokumentencodierung vor. Jeder Beteiligte kann Dokumente mit seiner eigenen Codierungs-Systematik anlegen.

Tipp

Nummer/Inhalt, Verfasser, Zugriffsberechtigung etc. können nachträglich geändert werden: Rechtsklick auf Dokument in Listenansicht, Auswahl der gewünschten Option im Pop-Up Fenster, Änderung vornehmen und speichern.

Tipp

Wenn bei mehreren Dokumente zB. die Tags geändert werden sollen: Klick auf Bearbeiten (blauer Button rechts über Liste), Dokumente mittels Checkbox auswählen, unten auf den Button Bearbeiten klicken, Dokumenteneigenschaft Tag aktivieren, Tags auswählen und Klick auf x Dokumente ändern.

G7Dokument aktualisieren

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladenes Dokument muss aktualisiert werden! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiliges Dokument).

Register Dokumente
  • Klick auf Dokument aktualisieren

  • Auswahl des zu aktualisierenden Dokuments

  • DATEI aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

  • Version eintragen (oder Datum zB. „200930“)

  • Optional Anmerkung zur Version schreiben

  • Optional Prüfung anfordern

  • Klick auf Version speichern und zurück zur Liste

  • das nächste zu aktualisierende Dokument auswählen …

Tipp

Mit der rechten Maustaste kann ein Dokument in einem neuen Fenster (Tab) geöffnet und aktualisiert werden. Man kann beliebig viele Fenster (Tabs) parallel öffnen.

G8Zwischenablage – Mehrere Pläne oder Dokumente anlegen

PLANFRED bietet zwei Funktionen, die das Anlegen (erstmalige Hochladen) von mehreren Plänen enorm erleichtern. Die Verwendung der Zwischenablage stellt sicher, dass keine Pläne übersehen werden und die Möglichkeit, Einstellungen vom letzten Plan zu übernehmen, spart Zeit. Auch beim Aktualisieren von Plänen und Hochladen von Dokumenten ist es sinnvoll, alle Dateien zuerst in die Zwischenablage zu laden, da somit keine Unterlagen vergessen werden.

Zuerst wird die Zwischenablage mit Dateien gefüllt:
  • Klick auf Meine Zwischenablage (mittig oben)

  • alle CAD- und/oder Druck-Dateien der neu anzulegenden Pläne in die Zwischenablage laden: entweder mit Klick auf Dateien auswählen oder einfach aus dem eigenen System hinein ziehen

  • Zwischenablage schließen (Klick auf das Kreuz rechts oben), die Dateien werden im Hintergrund weiter hochgeladen

Danach wird der erste Plan angelegt und mit den entsprechenden Dateien aus der Zwischenablage gefüttert:
  • Klick auf Neuen Plan anlegen

  • Druck-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes DRUCK-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster

  • CAD-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes CAD-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster

  • Index und Planinhalt eingeben; Plannummer bearbeiten; Planordner, Tags, etc. auswählen; ggf. Anmerkung verfassen und/oder Prüfung anfordern

  • Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

Beim Anlegen der weiteren Pläne können die Einstellungen vom jeweils letzten Plan übernommen werden:
  • Klick auf Einstellungen von letztem Plan übernehmen

  • die Auswahl der zu übernehmenden Einstellungen kann bearbeitet werden (Klick auf die Häkchen)

  • den Plan wie oben beschrieben anlegen und speichern

Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis im Pop-up Fenster der Zwischenablage kein Plan mehr zur Auswahl steht – die Liste somit geleert ist. Mit Klick auf Meine Zwischenablage (neben „Einstellungen & Backup“) wird ersichtlich, dass alle Dateien in der Zwischenablage den Status „zugewiesen“ aufzeigen.

ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist bei Änderungen zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt!

Tipp

Die Dateien in der Zwischenablage können zB. nach Dateiname sortiert werden (Klick auf Dateiname in der Listenkopfzeile).

G9Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen

Register Pläne oder Dokumente
  • Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)

  • Filterung nach Rollen/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)

  • Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)

  • Klick auf Button Download (ganz unten)

  • Ordnerstruktur auswählen (Empfehlung: Ordner/Original)

  • Klick auf Dateien herunterladen

Tipp

Pläne und Dokumente können nach allen Kriterien in der schwarzen Listenkopfzeile sortiert werden. Vorschau mit Rechtsklick auf einen Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen.

G10Mehrere Pläne oder Dokumente versenden

Register Pläne oder Dokumente
  • Klick auf Versand (blauer Button rechts über Liste)

  • Filterung nach Rolle/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)

  • Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)

  • Klick auf Button Versand (ganz unten)

  • Auswahl der Empfänger oder

  • Optional weitere Empfänger hinzufügen: Klick auf + Empfänger hinzufügen, Angaben eintragen und Klick auf hinzufügen

  • Nachricht schreiben

  • Optional Signaturvorlage erstellen

  • Optional bei Plänen „Nur DRUCK-DATEIEN senden“

  • Klick auf senden

Tipp

Empfängerauswahl als persönliche Versandgruppe speichern: Klick oben auf + Versandgruppe erstellen, Bezeichnung eintragen und Klick auf speichern.

Tipp

Nachricht als persönliche Vorlage speichern: Teile oder den gesamten Text markieren, Klick auf + neu, Name des Textbausteins eingeben und speichern.

Grundfunktionen

Tasks

G11Tasks allgemein

PLANFRED Tasks für iOS und Android

Projekteigentümer und Projekt-Administratoren haben Zugriff auf alle Tasks und können diese jederzeit kommentieren und bearbeiten.

Projekt-Beteiligte sehen zum einen jene Tasks, die ihnen oder einem anderen Beteiligten mit der selben Rolle zugewiesen wurden. Zum anderen scheinen alle Tasks auf, die vom Beteiligten selbst oder einem Beteiligten mit der selben Rolle angelegt wurden.

PLANFRED-Tasks im Browser

In der Browser-Webapp (app.planfred.com) können Tasks angelegt und bearbeitet werden. Wie bei Plänen und Dokumenten werden sie in einer Liste dargestellt. Über die Filterfunktionen lässt sich die Anzeige spezifizieren.

Unter Einstellungen & Backup (rechts oben im jeweiligen Projekt) können unter „Tasks” folgende individuelle Einstellungen getroffen werden:

  • Tasks-Kategorien umbenennen, entfernen (Klick auf x) oder hinzufügen (Bezeichnung ins Feld „Neue Task Kategorie“ schreiben und Klick auf +)

  • Tasks-Verortung um eine weitere, vierte Option erweitern (Verortungskategorie „Gebäude“ aktivieren), Verortungsvorgaben umbenennen, entfernen (Klick auf x) oder jeweils neue hinzufügen (Bezeichnung ins betreffende Feld schreiben und Klick auf +)

PLANFRED-Tasks am Smartphone

Damit können Tasks zeitsparend direkt am Handy erstellt werden. Die App für iOS und Android macht das Aufnehmen von Tasks noch einfacher – und das kostenfrei in allen PLANFRED-Paketen, egal ob Mini, Midi, Maxi oder Prime.

Der Login in die App erfolgt wie in der Browser-Webapp durch Eingabe der Benutzerdaten. Danach wird die Projektliste angezeigt. Mit Klick auf das gewünschte Projekt und dem Öffnen des Registers „Tasks“ gelang man zur Listenansicht. Auch hier lässt sich die Anzeige über die Filterfunktionen kategorisieren.

G12Neuen Task anlegen in der Smartphone-App

PLANFRED Screenshot – Neuen Task anlegen
  • Klick auf + Neuer Task

  • Titel und Beschreibung eingeben

  • Bilder direkt aufnehmen mit Klick auf Foto und ggf. Bild bearbeiten (Text, Markierung, etc. einfügen)

  • Dateien hinzufügen mit Klick auf Datei

  • Zuständigkeit auswählen

  • Kategorie wählen, falls notwendig eine Frist vergeben und Verortungshinweise anführen

  • zuletzt entweder Entwurf speichern oder Task Direkt veröffentlichen

Als Entwurf gespeicherte Task können später zB. am Laptop vervollständigt werden und sind bis zur Veröffentlichung nur für den Ersteller sichtbar.

Zum Veröffentlichen ist die Vergabe der Zuständigkeit und das Ausfüllen von mindestens einem Parameter (Titel, Foto, etc.) nötig. Danach Checkbox Direkt veröffentlichen aktivieren und Klick auf VERÖFFENTLICHEN.

Tipp

Für die Eingabe von Texten (zB. Beschreibung eines Tasks) kann auch die Diktierfunktion des Smartphones genutzt werden.

G13Task veröffentlichen

PLANFRED Screenshot – Task-Entwurf veröffentlichen

Wurde ein Task als Entwurf gespeichert, kann er jederzeit unter „Meine Entwürfe” geöffnet und vervollständigt bzw. korrigiert werden.

Um einen Taskentwurf zu veröffentlichen, klickt man zuerst auf den gewünschten Task in der Liste und anschließend auf Task veröffentlichen.

Der Task ist nach der Veröffentlichung für den Zuständigen, dessen Rolle, den Projekteigentümer sowie für alle Projekt-Administratoren sichtbar.

G14Tasks in der Browser-Webapp

PLANFRED Screenshot – Tasks in der Web-App

Die Webapp im Browser zeigt den neu veröffentlichten Task wie abgebildet an. Sollte dieser nicht ganz oben in der Liste aufscheinen, so kann man dies durch Sortierung der Reihenfolge (Klick auf das Nummernsymbol links im Listenkopf) erreichen.

Das Anlegen eines Tasks in der Webapp startet man mit Klick auf den Button Neuen Task anlegen. Alle weiteren Schritte erfolgen in gleicher Weise wie in der Smartphone-App (siehe oben).

G15Tasks - Filter

PLANFRED Screenshot – Tasks Status, Filter & Shortcuts

Zusätzlich zu den gewohnten Filterfunktionen der Browser-Webapp gibt es in der Smartphone-App drei Schnellfilter: Tasks für mich, Tasks von mir und Abklärung.

Tipp

Um sämtliche Filter zu deaktivieren, klickt man auf den Button Alle anzeigen.

G16Tasks - Status

PLANFRED Screenshot – Task … in Bearbeitung … in Abklärung … erledigt

Ein Task wird in der Smartphone-App je nach Status mit unterschiedlichen Farbbalken (links in der Listenansicht) markiert. Der Status eines Tasks kann Offen (hellblau), In Bearbeitung (dunkelblau), In Abklärung (gelb) oder Erledigt (grün) sein.

Der Status kann wie folgt geändert werden:

  • Klick auf den Task, um in die Detailansicht zu gelangen

  • Klick auf den farbigen Status-Balken und Auswahl des gewünschten, neuen Status

  • ggf. Text ins Textfeld eingeben (dieser scheint in den Task-Aktivitäten auf)

  • bei Bedarf Foto oder Datei hinzufügen

  • speichern

Tipp

Das Ändern des Status ist auch im Zuge der Eingabe einer neuen Nachricht möglich. Das Eingabefeld für eine neue Nachricht befindet sich direkt unterhalb der Überschrift „Task-Aktivitäten”.

G17Tasks - Benachrichtigungen

PLANFRED-Webapp – Task-Report

Der Task-Report informiert per E-Mail im Stundentakt über alle neuen sowie geänderten Tasks. Beteiligte erhalten nur Informationen zu den Tasks, die sie auch einsehen können (ihnen bzw. der Rolle zugewiesene und selbst angelegte Tasks). Im E-Mail Melder in der Browser-Webapp können automatische Benachrichtigungen jederzeit deaktiviert werden.

Durch Aktivieren der Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone wird man zusätzlich direkt über sämtliche Änderungen informiert. Mit Klick auf die Pushup-Benachrichtigung kommt man gleich in den Task.

Spezialfunktionen

S1Das Berechtigungssystem kurz erklärt

PLANFRED-Webapp – Berechtigungssystem
Projekteigentümer

Jeder Benutzer (egal ob selbst registriert oder Beteiligter) ist berechtigt, eigene Projekte anzulegen und ist somit Besitzer all dieser Daten. Als Projekteigentümer ist er der einzige, der diese Projekte auch wieder löschen darf. Der Zugriff auf seine Projekte kann ihm als Eigentümer niemals entzogen werden.

Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers kostenpflichtig. Die Rechnungslegung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Beauftragung eines Paketes im Benutzerkonto.

Tipp

Wir empfehlen, für das Benutzerkonto des Projekteigentümers (zahlungspflichtig) eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Mit dem Login dieses Benutzerkontos sind alle Projekte anzulegen – somit ist diese E-Mail-Adresse im Besitz aller Daten. Der jeweilige Projektverantwortliche wird als Beteiligter mit Administratorrechten eingeladen und managt von nun an das Projekt.

Projekt-Administratoren

Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer. Sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen. Ein Administrator ist berechtigt, andere Beteiligte einzuladen, zu löschen und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff. Ein Administrator darf alle Pläne und Dokumente anderer Rollen bearbeiten oder aktualisieren und kann auch stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle, sondern unter der des Verfassers abgelegt).

Projekt-Beteiligte

Projekt-Beteiligte können sich mit ihren PLANFRED-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt, alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die gleiche Rolle zugewiesen wird.

Beteiligte ohne Login

Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt. Sie stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten zur Verfügung. Dabei wird via E-Mail ein Downloadlink versendet. Im Register „Aktivitäten“ können sowohl Empfang als auch Download überprüft werden (Klick auf + Filter „Beteiligter/Rolle“, Auswahl des Beteiligten, gewünschte Kategorie aktivieren und Klick auf Anzeigen). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-Mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer“ zu finden ist.

Tipp

Wir empfehlen, Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergabeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! VORTEILE: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden. Auch Plotaufträge werden durch manuellen Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden. In der Aktivitätenkategorie „Download“ kann überprüft werden, ob die Pläne bzw. Dokumente heruntergeladen wurden.

Plan-Prüfberechtigung

Sobald mindestens ein Beteiligter mit Plan-Prüfberechtigung im Projekt vorhanden ist, wird das Prüfsystem für Pläne aktiviert. Beim Hochladen eines Plans ist auszuwählen, ob für diesen Plan eine Prüfung erforderlich ist oder nicht. Falls eine Planprüfung nötig ist, werden die entsprechenden Beteiligten mit Plan-Prüfberechtigung in der Liste aktiviert.

Ein Beteiligter wird automatisch per E-Mail informiert, wenn ein Plan auf seine Prüfung wartet. Der Beteiligte kann den Planindex nun entweder mit einer Freigabe absenden oder mit einem Kommentar (als Text und/oder Datei) speichern. Status-Updates werden stündlich per E-Mail an den Planverfasser und alle Beteiligten mit derselben Rolle verschickt.

Für Dokumente ist das Prüfsystem immer aktiv. Eine Dokumentenprüfung kann jederzeit von allen Beteiligten angefordert werden.

Beteiligten löschen oder Zugang zum Projekt entziehen

Wenn ein Beteiligter gelöscht wird (Rechtsklick auf Beteiligten und Beteiligten löschen), werden alle Downloadlinks in bereits erhaltenen E-Mails deaktiviert. Weiters kann einem Beteiligten der Projektzugang entzogen werden, indem man seine Berechtigung auf „Beteiligter ohne Login“ ändert. Gelöschte Projekt-Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb verschoben. Alle Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar und Beteiligte können jederzeit wiederhergestellt werden.

S2Projektübertragung – Projekteigentümer ändern

PLANFRED-Webapp – Projektübertragung

Projekteigentümer können einzelne Projekte ganz einfach an Beteiligte übertragen. Dabei werden sämtliche Rechte (zB. Besitz der Daten, Vergabe von Zugriffsrechten) und Pflichten (zB. Zahlungspflicht) an den neuen Eigentümer weitergegeben. Voraussetzung für jede Projektübertragung ist, dass die zukünftige Eigentümeradresse Beteiligter im Projekt ist und das Konto mit einem Paket versehen ist.

Projekteigentümer ist in der Testphase, obwohl sein Büro schon ein PLANFRED Paket beauftragt hat:

Die Meldung Testphase scheint auf, wenn ein Benutzer ein eigenes Projekt angelegt hat, sein Konto jedoch nicht mit einem Paket versehen ist. Bei PLANFRED sollten alle Projekte eines Büros im Eigentum des zahlungspflichtigen Benutzerkontos sein. Mit der Funktion „Projektübertragung“ können Projekte jederzeit auf das beauftragte Büro-Benutzerkonto übertragen und nahtlos weitergeführt werden.

Vorgehensweise:
  • Login des Projekteigentümers in das zu übertragende Projekt

  • zukünftigen Projekteigentümer (beauftragtes Büro-Benutzerkonto) als Projekt-Beteiligten anlegen

  • unter Einstellungen & Backup (rechts oben) Klick auf Projektübertragung

  • nun Projekt übertragen an, neuen Projekteigentümer auswählen und Projektübertragung einleiten

  • Der zukünftige Projekteigentümer wird automatisch per E-Mail über die Anfrage zur Projektübertragung informiert. Mit Klick auf Anmelden und Projekt übernehmen im E-Mail öffnet sich PLANFRED im Browser, wo das Projekt angenommen und somit die Projektübertragung abgeschlossen werden kann.

  • Nach der Übertragung ist der ursprüngliche Projekteigentümer nicht mehr in der Testphase, hat im Projekt Administratorrechte und kann gegebenenfalls auch gelöscht werden.

Tipp

Wir empfehlen, für das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Über dieses Benutzerkonto sind alle Projekte anzulegen - somit sind alle Daten im Eigentum dieser E-Mail-Adresse.

E-Mail-Adresse eines beauftragten Benutzerkontos ändern:

Mit der Funktion „Projektübertragung" kann das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers geändert werden. Dieses wird nur zum Anlegen neuer Projekte und für die Verwaltung der Auftragsdaten verwendet.

Vorgehensweise:
  • die zukünftige Eigentümeradresse bei den Projekten, die übertragen werden sollen, als Beteiligten anlegen (Empfehlung: Name nur „-" und Rolle zB. „Account“)

  • Login mit der zukünftigen Eigentümeradresse, Klick auf Benutzerkonto (oben rechts), Paketauswahl (MINI, MIDI, MAXI oder PRIME) treffen, Zahlungsintervall auswählen und Rechnungsanschrift eintragen, Logout

  • Login als Projekteigentümer in jedes eigene Projekt und Projektübertragung wie oben beschrieben durchführen

  • nach abgeschlossener Projektübertragung im Benutzerkonto des ursprünglichen Projekteigentümers die Paketauswahl ändern auf „FREE“

Tipp

Soll ein Projekt zB. auf den Bauherrn übertragen werden, der noch kein Beteiligter ist, empfehlen wir, den Bauherrn als neuen Beteiligten anzulegen und einzuladen. Damit ist die Registrierung bereits erledigt und der Bauherr muss nur mehr im Benutzerkonto ein Paket auswählen.

S3Textbausteine

PLANFRED Screenshot – Textbausteine für Nachrichten

Ob bei Nachrichten, Prüfanfragen oder Beschreibungen von Tasks - Textbausteine unterstützen PLANFRED-Nutzer beim Verfassen von Texten. Diese Bausteine können für folgende Anwendungen jeweils individuell angelegt und bearbeitet werden:

  • Nachricht beim Plan- und Dokumentenversand

  • Anfrage zur Prüfung

  • Anmerkung zum Index bzw. zur Version beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen bzw. Dokumenten

  • Anmerkung zur Freigabe

  • Kommentar zur angeforderten Prüfung

  • Beschreibung eines Tasks

  • Verfassen von Nachrichten innerhalb eines Tasks

  • Persönliche Nachricht an neuen Projekt-Beteiligten

Vorgehensweise:
  • Nachricht ins Textfeld eintippen

  • Teile oder den gesamten Text markieren

  • Klick auf + neu

  • Im Pop-up-Fenster Name des Textbausteins eingeben

  • Text bei Bedarf bearbeiten

  • Klick auf speichern

Mit Klick auf Textbausteine und einem weiteren Klick auf den gewünscht Baustein in der Liste wird der Text ins Nachrichtenfeld eingefügt.

Tipp

Es können beliebig viele gespeicherte Textbausteine zu einer Nachricht zusammengfügt werden.

HINWEIS: Textbausteine, die zB. für den Dokumenten-Upload erstellt wurden, stehen NICHT zur Auswahl, wenn zB. Prüfanfragen verfasst werden. Sie scheinen nur dort auf, wo sie erstellt und gespeichert wurden.

S4Projekteinstellungen übernehmen

Planordner, Rollen und Tags können von bestehenden Projekten übernommen werden.

Somit müssen die Einstellungen (Planordner, Rollen und Tags) beim Anlegen neuer Projekte nicht jedesmal neu eingegeben werden.

  • beim Anlegen eines neuen Projekts Klick auf Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen

  • das gewünschte Projekt aus der Liste auswählen

  • Änderungen der Projekteinstellungen können zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit vorgenommen werden

Tipp

Projekte als Vorlage abspeichern: Neues Projekt erstellen, Einstellungen anpassen und zB. als „_VORLAGE-XY“ abspeichern.

Spezialfunktionen

Pläne & Dokumente

S5Zugriffsberechtigung für Dokumente

PLANFRED-Webapp – Dokumenten-Tresor

In PLANFRED können einzelne Dokumente mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden, um die Sichtbarkeit auf ausgewählte Beteiligte einzuschränken. Administratoren haben immer Zugriff auf alle Dokumente.

Vorgehensweise:
  • Neues Dokument wie gewohnt anlegen

  • Klick auf Zugriffsberechtigung ÄNDERN

  • Klick auf Eingeschränkt

  • Auswahl der Beteiligten

  • speichern

Mit Rechtsklick auf ein Dokument und Auswahl Zugriffsberechtigung ändern kann der Zugriff nachträglich eingeschränkt oder bearbeitet werden.

Tipp

Auswahl der Beteiligten als persönliche Vorauswahl speichern: „Beteiligten-Vorauswahlen“ aufklappen (Klick auf das Dreieck ganz rechts), Klick auf + Beteiligten-Vorauswahl erstellen, Bezeichnung eintragen und speichern

HINWEIS: Im Projekt-Backup sind immer alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff verfügbar. Daher empfehlen wir, sensible Dokumente wie zB. Kostenverfolgungen, Verträge, Rechnungsprüfungen usw. in einem separaten Projekt mit einem kleinen Beteiligtenkreis zu verwalten.

S6Freigabe/Prüfung von Plänen und Dokumenten

PLANFRED Screenshot – Freigabe-BerechtigungPLANFRED Screenshot – Liste der PrüfberechtigtenPLANFRED Screenshot – Prüfung erforderlich

Der Prüf-Status von Plänen und Dokumenten ist mittels eines einfach filterbaren Ampelsystems in den Farben gelb (Prüfung angefordert), rot (Kommentiert) und grün (Freigegeben) eindeutig.

ACHTUNG: Ein Plan soll nur dann freigegeben und grün eingefärbt werden, wenn schon alle Kommentare/Anmerkungen der vorangegangenen Planprüfung eingearbeitet wurden. Auch anhand des Index soll erkennbar sein, dass der Plan freigegeben ist (kein Vorabzug).

1.) Beteiligten die Planprüf-Berechtigung erteilen oder entziehen

Die Prüfung von Plänen kann nur von Beteiligten mit einer Plan-Prüfberechtigung angefordert werden. In der Beteiligten-Liste sind diese mit einem Häkchen gekennzeichnet.

  • Klick mit rechter Maustaste auf einen Beteiligten und Auswahl Plan-Prüfberechtigung erteilen oder Plan-Prüfberechtigung entziehen

Tipp

Die Prüfung von Dokumenten kann immer von allen Beteiligten angefordert werden.

2.) Prüfung anfordern

Jeder Beteiligte kann beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen eine Prüfung anfordern.

  • Auswahl ganz unten Dieser Index erfordert eine Prüfung von

  • Auswahl der Personen, die den Plan prüfen sollen

  • optional Prüffrist und Textnachricht hinzufügen

  • Klick auf speichern

  • die Prüfer werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt

ACHTUNG: Beim ersten Prüflauf eines noch nicht abgestimmten Plans soll der Vorabzugstatus anhand des Index erkennbar sein (zB. „VA"). Die Prüfer fügen dann ihre Kommentare (Anhang und Text) zum Plan hinzu – der Originalplan bleibt unverändert.

Tipp

Mit dem Filter … von mir zu prüfen (neben Register Pläne und Dokumente) hat jeder Beteiligte die Übersicht über alle von ihm angeforderten Plan- oder Dokumentenprüfungen.

Prüfung nachträglich anfordern, Prüfer oder Prüffrist ändern

Klick mit rechter Maustaste auf den jeweiligen Plan und Auswahl Prüfung anfordern oder Prüfung bearbeiten.

3.) Prüfer kommentieren Plan oder geben Plan frei
  • im Register Pläne den persönlichen Filter von mir freizugeben anklicken

  • Plan auswählen und herunterladen (gegebenenfalls Kommentare der anderen Prüfer auch herunterladen) und korrigieren

  • Auswahl einer der Optionen FREIGABE oder KOMMENTAR

  • bei FREIGABE Textnachricht schreiben und Index-Freigabe absenden

  • bei KOMMENTAR Datei und/oder Textnachricht hinzufügen und Kommentar speichern

  • die Planverfasser (gesamte Rolle) werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt

Tipp

Eine Freigabe mit Anmerkungen wird mit der Option KOMMENTAR abgewickelt, da diverse Kleinigkeiten (auch der Freigabe-Index) noch in den Originalplan einzuarbeiten sind und dieser deshalb nicht als freigeben markiert werden soll. Der Planverfasser liefert dann den Freigabeplan mit einem eindeutigen Index und kann diesen dann selber grün (Freigegeben) einfärben.

4.) Planverfasser arbeitet Kommentare ein und aktualisiert den Plan
  • der Planverfasser überarbeitet den Plan

  • Klick auf Plan aktualisieren und Plan mit neuem Index hochladen

  • der Planverfasser kann je nach Ergebnis der vorigen Planprüfung eine erneute Prüfung anfordern oder den Plan selber als freigegeben markieren, indem er die Option „Diese Revision ist von mir freigegeben“ wählt (er hat die Freigabe schon in Form eines Kommentars erhalten)

  • Klick auf Index speichern

Tipp

Jeden Montag wird automatisch ein wöchentlicher Report aller Plan- und Dokumentenprüfungen versendet. Jeder Beteiligte kann im Projekt im E-Mail-Melder (rechts oben) einstellen, welche automatischen Benachrichtigungen versendet werden sollen.

S7Direkt in den Listen editieren

Über das Rechtsklick-Menü können Änderungen direkt in der Liste erledigt werden, ohne die Detailansicht öffnen zu müssen.

Vorgehensweise:
  • Filterung der zu bearbeitenden Pläne oder Dokumente in der Listenansicht

  • Sortierung nach zB. Plannummer durch Klick auf Nummer/Codierung in der Überschriftzeile

  • Klick mit rechter Maustaste auf einen Plan

  • Auswahl der gewünschten Aktivität:

    • PDF oder DWG herunterladen

    • Plan aktualisieren, in neuem Fenster öffnen …

    • Nummer/Inhalt ändern

    • Planverfasser ändern

    • Planordner ändern

    • Tags ändern

    • Prüfung anfordern oder bearbeiten

  • Änderungen vornehmen

  • speichern

S8Import von Plänen und Dokumenten aus anderem Projekt

PLANFRED Screenshot – Projekt für Import auswählenPLANFRED Screenshot – Pläne für Import auswählen

Bei PLANFRED haben immer alle Projektbeteiligten Zugang zum gesamten Planstand. Einzelne Dokumente können jedoch mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden. Eine übergeordnete Zugriffsberechtigung erfolgt über unterschiedliche Projekte. Administratoren können alle relevanten Pläne und Dokumente mit wenigen Klicks aus einem anderen Projekt importieren.

Beispiel 1: Weiterführendes Ausführungsprojekt

Nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens wird ein weiterführendes Ausführungsprojekt angelegt. Alle relevanten Pläne und Dokumente werden in das Ausführungsprojekt importiert, wodurch man ein bereinigtes Projekt für die jeweiligen Firmen hat.

ACHTUNG: Vor dem ersten Import von zB. Plänen ist darauf zu achten, dass die Plannummern weder Index noch Datum enthalten. PLANFRED vergleicht nämlich während des Übertragungsvorgangs die Plannummern beider Projekte (auch jene im Papierkorb) und bereits vorhandene Pläne im Zielprojekt werden bei Bedarf (zB. bei neuem Index) aktualisiert.

Vorgehensweise:
  • + Eigenes Projekt anlegen zB. Ausführungsprojekt und Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen zB. vom Genehmigungsprojekt

  • im Ausführungsprojekt Klick auf Pläne aus Projekt importieren (Button neben „Neuen Plan anlegen" - nur für Administratoren sichtbar) und Projekt auswählen, aus dem die Pläne importiert werden sollen

  • Pläne filtern und mittels Checkbox auswählen

  • Klick unten auf Weiter

  • Importeinstellungen wählen (nur beim Import von freigegebenen Plänen und Dokumenten)

  • Klick auf x Pläne importieren

  • Dokumente auf die selbe Weise aus anderem Projekt importieren

Tipp

Es wird immer nur die aktuellste Version eines Dokuments bzw. der aktuellste Index eines Plans importiert. Die Historie ist nur im Ausgangsprojekt abrufbar.

Tipp

Auch Beteiligte können aus einem anderem Projekt importiert werden. Dabei kann eingestellt werden, dass diese als „Beteiligte ohne Login" importiert werden. Nachträgliche Einladung: Rechtsklick auf Beteiligten in der Liste, Auswahl Berechtigung ändern, ggf. zuerst Kontaktdaten eingeben, Rolle vergeben und Klick auf Berechtigung ändern, Auswahl Projekt-Beteiligter oder -Administrator, optional Nachricht schreiben und einladen & zurück zur Liste

Beispiel 2: Separates Abstimmungsprojekt

Wenn zB. diverse Planungsabstimmungen nicht für die Firmen sichtbar sein sollen, empfehlen wir, diese in einem separaten Projekt mit kleinem Beteiligtenkreis abzuwickeln. Sobald die Pläne abgestimmt sind, werden diese wieder in das Hauptprojekt importiert (vorhandene Pläne werden dabei aktualisiert) und somit veröffentlicht.

Vorgehensweise:
  • Abstimmungsprojekt anlegen und die gewünschten Pläne aus dem Hauptprojekt importieren

  • Pläne im Abstimmungsprojekt wie gewohnt bearbeiten (Prüfungen anfordern, Pläne aktualisieren, etc.)

  • nun im Hauptprojekt (Zielprojekt) die zu veröffentlichen Pläne aus dem Abstimmungsprojekt importieren

  • Planliste der im Zielprojekt existierenden und die dazughörigen, zum Import ausgewählten, Indizes überprüfen und zwischen den Optionen Plan aktualisieren (unten alle aktualisieren ) oder Als neuen Plan anlegen wählen

  • Klick auf Weiter

  • Import-Einstellungen wählen und Klick auf x Pläne importieren

Tipp

Wenn im Zielprojekt der aktuellste Planindex schon existiert, kann dieser nicht noch einmal importiert werden (Planauswahl ist nicht möglich). Ebenso nicht importierbar sind Pläne, die sich im Freigabeprozess befinden (gelb und rot eingefärbt).

S9Eigenschaften mehrerer Pläne auf einmal ändern

PLANFRED Screenshot – Stapelverarbeitung bei mehreren Plänen oder Dokumenten

Die Funktion „Multi-Edit“ ermöglicht ein rasches Bearbeiten der Eigenschaften mehrerer Pläne auf einmal. Mit wenigen Klicks können Planordner, Verfasser, Tags oder Prüfungen verschiedener Pläne gleichzeitig geändert werden.

Ein Beispiel für Multi-Edit

Mehrere Ausführungspläne sollen in den Ordner Montagepläne verschoben werden:

  • Klick auf Bearbeiten neben „Plan aktualisieren“ bzw. „Neuen Plan anlegen“

  • mit Hilfe des Filtersystems die Ausführungspläne anzeigen lassen

  • Auswahl der zu ändernden Pläne durch Klick auf die Checkbox (links neben Plannummer) oder Klick auf Alle auswählen, sollten alle gefilterten Pläne bearbeitet werden

  • Klick auf Bearbeiten in der unteren Bildschirmmitte

  • gewünschte Eigenschaftenrubrik Planordner mittels Klick aktivieren

  • Klick auf Montageplan, um die Planordner der ausgewählten Pläne zu ändern

  • zuletzt auf x Pläne ändern klicken

S10Mehrere Pläne automatisch aktualisieren

PLANFRED Screenshot – Mehrere Pläne automatisch aktualisieren 02PLANFRED Screenshot – Mehrere Pläne automatisch aktualisieren 02

PLANFRED vergleicht die Plandateien in der Zwischenablage mit der Nummern/Codierung bereits angelegter Pläne. Dadurch können die Dateien den jeweiligen Plänen automatisch zugeordnet und im Anschluss aktualisiert werden.

Die Zuordnung funktioniert optimal, wenn die Plandateien immer gleich bezeichnet werden, nämlich vorne der fixe Teil – die Plannummer/Codierung und hinten der variable Teil – der Index (oder Datum - max. 6 Zeichen).

Beispiele für Dateibezeichungen und Plannummer/Codierung (frei wählbar):
  • 110.105 03.17 DP-LIKU A.pdf (Dateiname)
    110.105 03.17 DP-LIKU (zugehörige Plannummer)

  • Arch_Lp5_GR_EG_01.dwg (Dateiname)
    Arch_Lp5_GR_EG_ (zugehörige Plannummer)

Bei bereits angelegten Plänen (siehe Register „Pläne") darf das Feld „Nummer/Codierung" keinen Index (oder Datum) enthalten, denn die Plannummer muss vollständig in der Dateibezeichnung vorkommen, damit die Zuordnung der neuen Plandateien eindeutig ist.

Vorgehensweise Pläne automatisch aktualisieren:
  • Klick auf Meine Zwischenablage (mittig oben)

  • Plandateien in die Zwischenablage ziehen oder Klick auf Dateien auswählen 

  • Klick auf Dateien Plänen zuordnen …

  • Auflistung unter Eindeutige Zuordnung kontrollieren

  • Pläne, die aktualisiert werden sollen, mittels Checkbox links auswählen oder oben Alle auswählen 

  • Index ins Feld eintragen 

  • Klick auf Jetzt aktualisieren

Tipp

Planprüfungen können nachträglich mit „Bearbeiten" angefordert werden (siehe unten).

Gründe, warum Dateien nicht eindeutig zugeordnet werden können – unter „Vorschläge" oder „Nicht zuordenbar":
  • Der Plan ist neu anzulegen

  • Bei der Datei handelt es sich um ein Dokument

  • Das Feld „Nummer/Codierung" enthält einen Index oder Datum – das Feld ist zu bearbeiten: Mit Rechter Maustaste auf Plan klicken, Auswahl Nummer/Inhalt ändern, Index oder Datum löschen und speichern

Zuletzt Zwischenablage leeren

Sobald alle Dateien in der Zwischenablage mit einem grünen Häkchen als zugewiesen (für alle im Projekt sichtbar) markiert sind, kann die Zwischenablage geleert werden: Klick auf x (oben rechts) und Klick auf angezeigte Liste leeren

Planprüfungen nachträglich anfordern:
  • Im Register Pläne die gewünschten Pläne filtern und Liste nach letzter Upload sortieren

  • Klick auf Bearbeiten (blauer Button rechts über Liste)

  • Pläne mittels Checkbox auswählen 

  • Klick unten auf Bearbeiten 

  • Prüfung auswählen

  • Auswahl unten Dieser Index erfordert eine Prüfung von 

  • Prüfer auswählen, optional Prüffrist und Textnachricht hinzufügen

  • Klick auf x Pläne ändern

Die Prüfer werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt.