Projekteigentümer

Jeder Benutzer (egal ob selbst registriert oder Beteiligter) ist berechtigt eigene Projekte anzulegen und ist somit Besitzer all dieser Daten. Als Projekteigentümer ist er der einzige der diese Projekte auch wieder löschen darf. Der Zugriff auf seine Projekte kann ihm als Eigentümer niemals entzogen werden.

Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers kostenpflichtig. Die Rechnungslegung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Beauftragung eines Paketes im Benutzerkonto.

Empfehlung: Wir empfehlen für das Benutzerkonto des Projekteigentümers (zahlungspflichtig) eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Mit dem Login dieses Benutzerkontos sind alle Projekte anzulegen – somit ist diese E-Mail-Adresse der Besitzer aller Daten. (Der jeweilige Projektverantwortliche wird als Beteiligter mit Administratorrechten eingeladen und managt von nun an das jeweilige Projekt).

Projekt-Administratoren

Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer (sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen). Ein Administrator ist berechtigt andere Beteiligte einzuladen, zu löschen, und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff. Ein Administrator ist berechtigt alle Pläne und Dokumente anderer Rollen zu bearbeiten oder zu aktualisieren und kann auch stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle sondern unter der des Verfassers abgelegt).

Projekt-Beteiligte

Projekt-Beteiligte können sich mit ihren Planfred-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die gleiche Rolle zugewiesen wird.

Beteiligte ohne Login

Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt und stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten per Downloadlink via E-Mail zur Verfügung. In der Beteiligten-Detailansicht kann der Erhalt überprüft werden (Klick auf Beteiligen – siehe unten Aktivitäten zB. „Empfang“). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-Mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer“ zu finden ist.

EMPFEHLUNG: Wir empfehlen Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergapeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! (Vorteile: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden). Auch Plotaufträge werden durch manuellem Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden. In der Aktivitätenkategorie „Versand“ wird ein Empfänger grün markiert, sobald er im E-Mail auf Herunterladen geklickt hat (Aktivität mit Dreieck aufklappen).

Planfreigabe-Berechtigung

Sobald mindestens ein Beteiligter mit Planfreigabe-Berechtigung im Projekt vorhanden ist, wird das Freigabesystem für Pläne aktiviert. Nun ist beim Plan-Hochladen auszuwählen, ob für diesen Plan eine Freigabe erforderlich ist. Falls dieser Plan freigegeben werden soll, kann aus einer Liste aller Beteiligten mit Planfreigabe-Berechtigung ausgewählt werden wer diesen freigeben soll.

Ein Beteiligter wird automatisch per E-Mail informiert, wenn ein Plan auf seine Freigabe wartet. Der Beteiligte kann den Plan nun freigeben oder kommentieren. Kommentar per Text und/oder Anhang. Der Planverfasser erhält das Status-Update automatisch per E-Mail.

Für Dokumente ist das Freigabesystem immer aktiv und es kann immer von allen Beteiligten eine Freigabe angefordert werden.

Beteiligten löschen oder Zugang zum Projekt entziehen

Wenn ein Beteiligter gelöscht wird (Rechtsklick auf Beteiligten und Beteiligten löschen) werden alle Downloadlinks in bereits erhaltenen E-Mails deaktiviert. Weiters kann einem Beteiligten der Projektzugang entzogen werden, indem man seine Berechtigung auf „Beteiligter ohne Login“ ändert. Gelöschte Projekt-Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb verschoben (Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar. Ein Wiederherstellen ist jederzeit möglich).