Ihr Projekt in wenigen Schritten organisiert

Mit der Registrierung wird Ihr PLANFRED-Benutzerkonto erstellt. Sollte Ihre E-Mail-Adresse durch eine Projekteinladung bereits einen PLANFRED-Login haben, ist eine Registrierung nicht mehr erforderlich. 

Registrierung unter: app.planfred.com/registration

Klicken Sie im Bestätigungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren PLANFRED-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle eigenen Projekte aber auch auf Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den jeweiligen Projekten wechseln.

Jeder PLANFRED-Benutzer (egal ob selbst registriert oder eingeladen) ist berechtigt, eigene Projekte anzulegen, wodurch die kostenfreie Testphase gestartet wird.

Projektliste (oben unter Projekte)

• Klick auf Erstes eigenes Projekt anlegen

• Projekttitel eingeben

• Auswahl der eigenen Rolle im Projekt oder wenn nicht vorhanden Eingabe ins Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +

• Klick auf Projekt anlegen

Wenn Projekt-Beteiligte Pläne oder Dokumente hochladen, werden diese automatisch unter deren Rollen abgelegt. Obergruppen (optional), Planordner und Tags werden beim Anlegen von Plänen oder Dokumenten ausgewählt und können im Nachhinein jederzeit geändert werden. Ein Beteiligter kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten – auf Pläne oder Dokumente anderer Rollen hat er nur Leserechte. Der Projekteigentümer und die Projekt-Administratoren haben Bearbeitungsrechte für alle Rollen.

HINWEIS: Filter für Rollen und Tags werden erst angezeigt, wenn Pläne oder Dokumente mit diesen Attributen vorhanden sind.

Einstellungen & Backup (rechts oben)

Plan- und Dokumentenordner anpassen

• Ordner umbenennen und speichern

• Ordner löschen durch Klick auf x (rechts)

• Ordner hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neuer Planordner“ oder „Neuer Dokumentenordner“ schreiben und Klick auf +

• Reihenfolge ändern: Klick auf Punktesymbol (rechts) und verschieben an die gewünschte Stelle

Plan- und Dokumenten-Tags anpassen

• Tags umbenennen und speichern

• Tags löschen durch Klick auf x (rechts)

• Tags hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neues Tag“ schreiben und Klick auf + (neue Tags werden alphabetisch eingeordnet)

Rollen der Beteiligten umbenennen oder hinzufügen

• Rollen umbenennen und speichern

• Rollen löschen durch Klick auf x (rechts)

• Rollen hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neue Rolle“ schreiben und Klick auf + (neue Rollen werden alphabetisch eingeordnet)

• Rollen können auch direkt beim Anlegen von Projekt-Beteiligten hinzugefügt werden

Plan- und Dokumenten-Obergruppen optional hinzufügen

Werden zB. für Projekte mit mehreren Bauteilen zusätzliche Ordner benötigt, die als oberste Kategorien über den Rollen liegen, so kann die Obergruppen-Funktion aktiviert werden. Diese Funktion ist nicht standardmäßig aktiv und kann sowohl beim Anlegen eines Projekts als auch bei bereits laufenden Projekten eingeschaltet und individuell konfiguriert werden.

• mit Klick auf Plan-Obergruppen anzeigen oder Dokumenten-Obergruppen anzeigen werden die Obergruppen aktiviert, die gewünschten Einstellungen können daraufhin im Bearbeitungsfeld vorgenommen werden:

• Obergruppen umbenennen und speichern

• Obergruppen (zB. Bauteil 1, etc.) hinzufügen: Bezeichnung ins Feld „Neue Plan-Obergruppe“ oder „Neue Dokumenten-Obergruppe“ schreiben und Klick auf +

• Obergruppen löschen durch Klick auf x (gelöscht werden können nur Obergruppen, denen kein Plan zugerodnet ist)

HINWEIS: Alle bereits angelegten Pläne und Dokumente werden von PLANFRED automatisch der Obergruppe "Standard" zugewiesen und können direkt in der Listenansicht einer anderen Obergruppe zugeordnet werden: Rechtsklick auf den betreffenden Plan, im Pop-up Fenster Obergruppe ändern auswählen, Einstellungen anpassen und speichern.

Beteiligte müssen sich nicht registrieren und verwenden PLANFRED kostenfrei! PLANFRED versendet beim Anlegen von Beteiligten Einladungs-E-Mails. Zusätzlich erhalten die Beteiligten einen Link zur Anleitung: www.planfred.com/de/anleitungen

Register Beteiligte (rechts oben)

• Klick auf Neuen Beteiligten anlegen

• Eingabe E-Mail-Adresse

• Auswahl Berechtigung: Projekt-Beteiligter, Projekt-Administrator oder Beteiligter ohne Login

• Optional Plan-Prüfberechtigung

• Empfehlung: Upload-Melder für Pläne & Dokumente Täglich (jeder Beteiligte kann seinen Upload-Melder selber ausschalten)

• Auswahl der Rolle oder Eingabe in Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +

• Nachname, Vorname und Firma eintragen

• optionale Kontaktdaten (Telefonnummer, Adresse, Notiz) eingeben

• Optional persönliche Nachricht

• einladen + weiteren Beteiligten anlegen

Mit der erstmaligen Projekteinladung wird Ihr kostenfreies PLANFRED-Benutzerkonto erstellt. Sie müssen sich nicht mehr registrieren! Klicken Sie im Einladungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren PLANFRED-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den Projekten wechseln.

Bei neuen Uploads von Plänen und Dokumenten versendet PLANFRED automatische Benachrichtigungen, vorausgesetzt die „Upload-Meldung - Pläne & Dokumente“ ist im Projekt aktiviert. Im E-Mail Melder (rechts oben) des jeweiligen Projekts kann ein Beteiligter die „Upload-Meldung - Pläne & Dokumente“ selbst ein- und ausschalten. Bei Auswahl Täglich versendet PLANFRED um Mitternacht eine Sammel-E-Mail aller neuen Uploads der letzten 24 Stunden.

Weiters sind im E-Mail Melder individuelle Projekteinstellungen für folgende Benachrichtigungen von PLANFRED möglich:

• Bericht - Plan- & Dokumentenprüfungen

• Bericht - Tasks

• Erinnerung an Fristen

• Wöchtentliche Erinnerung

Den besten Überblick über neue Uploads im Projekt hat man durch Sortierung der Listenansichten nach letztem Upload.

Register Pläne oder Dokumente

• Aktivierung Filter Alle anzeigen (links oben)

• Klick auf Letzter Upload (rechts im Listenkopf)

• Filterung nach „Rollen/Verfasser“ und „Plan- oder Dokumentenordner“

• Vorschau durch Rechtsklick auf Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen

• Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen durch Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)

ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf den Plan, dann unter „Indexhistorie“).

Register Pläne

• Klick auf Neuen Plan anlegen

• DRUCK-DATEI (pdf, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

• CAD-DATEI (dwg, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

• Dateibezeichnung wird automatisch in das Plannummernfeld übernommen

• Plannummer/Codierung editieren: Index und Datum entfernen und in das Feld „Index“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)

• Planordner wählen

• Planbeschreibung in das Feld „Planinhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)

• Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern"

• Optional Anmerkung zum Index schreiben

• Optional Prüfung anfordern

• Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladener Plan muss aktualisiert werden! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiligen Plan).

Register Pläne

• Klick auf Plan aktualisieren

• Auswahl des zu aktualisierenden Plans

• DRUCK-DATEI (pdf, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

• CAD-DATEI (dwg, …) aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

• Index eintragen

• Optional Anmerkung zum Index schreiben

• Optional Prüfung anfordern

• Klick auf Index speichern und zurück zur Liste

• den nächsten zu aktualisierenden Plan auswählen …

ACHTUNG: Jedes Dokument wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Dokumente dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf das Dokument, dann unter „Versionshistorie“).

Register Dokumente

• Klick auf Neues Dokument anlegen

• DATEI aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

• Dateibezeichnung wird automatisch in das Dokumentennummernfeld übernommen

• Dokumentennummer editieren: Version und Datum entfernen und in das Feld „Version“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)

• Optional Zugriff einschränken: Klick auf Zugriffsberechtigung ÄNDERN, Auswahl Eingeschränkt, Beteiligte auswählen und speichern

• Dokumentenordner wählen

• Dokumentberschreibung in das Feld „Dokumenteninhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)

• Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern"

• Optional Anmerkung zur Version schreiben

• Optional Prüfung anfordern

• Klick auf speichern + weiteres Dokument anlegen

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladenes Dokument muss aktualisiert werden! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiliges Dokument).

Register Dokumente

• Klick auf Dokument aktualisieren

• Auswahl des zu aktualisierenden Dokuments

• DATEI aus Dateisystem oder aus Zwischenablage auswählen

• Version eintragen (oder Datum zB. „200930“)

• Optional Anmerkung zur Version schreiben

• Optional Prüfung anfordern

• Klick auf Version speichern und zurück zur Liste

• das nächste zu aktualisierende Dokument auswählen …

PLANFRED bietet zwei Funktionen, die das Anlegen (erstmalige Hochladen) von mehreren Plänen enorm erleichtern. Die Verwendung der Zwischenablage stellt sicher, dass keine Pläne übersehen werden und die Möglichkeit, Einstellungen vom letzten Plan zu übernehmen, spart Zeit. Auch beim Aktualisieren von Plänen und Hochladen von Dokumenten ist es sinnvoll, alle Dateien zuerst in die Zwischenablage zu laden, da somit keine Unterlagen vergessen werden.

Zuerst wird die Zwischenablage mit Dateien gefüllt:

• Klick auf Meine Zwischenablage (mittig oben)

• alle CAD- und/oder Druck-Dateien der neu anzulegenden Pläne in die Zwischenablage laden: entweder mit Klick auf Dateien auswählen oder einfach aus dem eigenen System hinein ziehen

• Zwischenablage schließen (Klick auf das Kreuz rechts oben), die Dateien werden im Hintergrund weiter hochgeladen

Danach wird der erste Plan angelegt und mit den entsprechenden Dateien aus der Zwischenablage gefüttert:

• Klick auf Neuen Plan anlegen

• Druck-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes DRUCK-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster

• CAD-Datei aus der Zwischenablage einfügen: Klick auf aus Zwischenablage im rechten Bereich des Feldes CAD-DATEI und Auswahl der gewünschten Datei im Pop-up Fenster

• Index eingeben, Plannummer bearbeiten

• Planordner auswählen

• Planbeschreibung hinzufügen und ggf. Tags zuweisen

• optional Anmerkung verfassen und/oder Prüfung anfordern

• Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

Register Pläne oder Dokumente

• Klick auf Download (blauer Button rechts über Liste)

• Filterung nach Rollen/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)

• Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)

• Klick auf Button Download (ganz unten)

• Ordnerstruktur auswählen (Empfehlung: Ordner/Original)

• Klick auf Dateien herunterladen

Register Pläne oder Dokumente

• Klick auf Versand (blauer Button rechts über Liste)

• Filterung nach Rolle/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)

• Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle auswählen mittels oberster Checkbox)

• Klick auf Button Versand (mittig unten)

• Klick auf + Dokumente/Pläne hinzufügen, wie oben beschrieben auswählen und Zum Versand hinzufügen

• Optional bei Plänen „Zugriff auf DRUCK-DATEIEN beschränken“

• Klick auf + Empfänger auswählen, Beteiligte mittels Checkboxen auswählen, ggf. weitere Empfänger hinzufügen (Klick auf + Empfänger hinzufügen, Angaben eintragen und Klick auf hinzufügen) und bestätigen mit Klick auf auswählen

• zusätzliche Versandoptionen bei Bedarf aktivieren:

  • „Sende Kopie immer auch an mich“

  • „Empfängerliste im E-Mail anzeigen“ (im E-Mail scheinen alle Empfänger (Cc) auf)

• Betreff und Nachricht eingeben

• Klick auf senden

PLANFRED Tasks wird im Mängelmanagement, zur Verteilung von Aufgaben oder zur Klärung offener Fragen eingesetzt. Alle Aktivitäten sowie der gesamte Nachrichtenverlauf werden dabei lückenlos dokumentiert.

1.a) Sichtbarkeit von Tasks

Veröffentlichte Tasks sind sichtbar für den Zuständigen und alle Beteiligten mit derselben Rolle.
Administratoren sehen alle Tasks.

Tasks-Entwürfe sind nur für den jeweiligen Ersteller sichtbar.

1.b) Bearbeitung von Tasks

Jeder Beteiligte, der einen Task sieht, kann diesen auch bearbeiten. 
Wurde ein Task zB. einem Beteiligten mit der Rolle „Maler“ zugewiesen, so kann jeder andere „Maler“ dazu Anmerkungen verfassen, Rückfragen stellen oder den Task als erledigt markieren.

2.) Smartphone-App und Desktop-Version (Browser)

Neue Tasks können sowohl am Smartphone als auch mit der Desktop-Version in jedem Browser angelegt werden.

Ohne Internetverbindung sind in der Smartphone-App folgende Funktionen verfügbar:

• Task als Entwurf speichern

• Tasks filtern und öffnen

Die Smartphone-App ist für Android (Laden im Google Play Store) und iOS (Laden im App Store) verfügbar. Nach der Installation erfolgt das Login wie in der Desktop-Version mittels Eingabe der PLANFRED-Zugangsdaten.

3.) Individuelle Projekteinstellungen zu Tasks und Verortung

Einstellungen & Backup (rechts oben im jeweiligen Projekt)

Register Tasks

• TASK-KATEGORIEN und -TAGS: umbenennen, entfernen (Klick auf x) und hinzufügen (Bezeichnung ins Eingabefeld schreiben und Klick auf „+“). Die Liste der Tasks-Kategorien kann nach Belieben geordnet werden (Klick auf Punktesymbol und verschieben), Tags werden alphabetisch sortiert.

Register Tasks

• Klick auf + Neuer Task

• Task Titel eingeben

• Zuständigkeit, Kategorie, Frist und Tags definieren

• Beschreibung hinzufügen

• Anhänge hochladen:

  • Smartphone-App: Fotos direkt aufnehmen und ggf. Bildbearbeitung starten (markieren, kommentieren, zuschneiden, …) und/oder Datei hochladen

  • Browser-Version: Dateien aus Dateisystem oder Zwischenablage hochladen, Fotos ggf. bearbeiten

• Verortung hinzufügen:

  • Verortungsplan auswählen (neue Pläne können in der Browser-Version unter „Einstellungen & Backup“ hinzugefügt werden)

  • Klick auf + Neuer Pin, Pin setzen, bestätigen, ggf. weiteren Pin setzen oder Pin ändern, Verortungs-Kategorien auswählen und speichern

  • Task nun direkt veröffentlichen oder als Entwurf speichern

Nach der Veröffentlichung können Änderungen von jedem Beteiligten mit der Rolle des Erstellers und allen Projekt-Administratoren vorgenommen werden.

Ist zB. ein Mangel für mehrere Gewerke relevant, kann man den betreffenden Task Duplizieren und somit einem weiteren Zuständigen zuweisen.

Jeder Task ist je nach Status farbig markiert: Offen (hellblau), In Bearbeitung (dunkelblau), In Abklärung (gelb) oder Erledigt (grün).

Eine Statusänderung kann von jedem Beteiligten vorgenommen werden, der den Task sieht.

• Nach der Veröffentlichung befindet sich ein Task automatisch im Status „Offen“.

• Sobald über die Chat-Funktion ein Austausch von Nachrichten und/oder Dateien stattfindet, ändert sich der Status und somit die Farbmarkierung: Bei Anmerkungen auf „In Bearbeitung“ und bei Rückfragen auf „In Abklärung”. 

• Ist ein Mangel behoben oder eine offene Arbeit abgeschlossen, so ändert man den Status des jeweiligen Tasks auf „Erledigt“. Dabei können Fotos oder Anmerkungen hinzugefügt werden.

Bei der Taskverortung werden ein oder mehrere Pins auf einen zuvor hochgeladenen Plan geheftet um den Task dadurch eindeutig lokalisieren zu können.

Tritt zB. ein Mangel an mehreren Stellen des selben Verortungsplans auf, so können dem entsprechenden Task auch mehrere Pins zugeordnet werden.

1.) Neue Pins direkt auf Verortungsplan platzieren 

• Klick auf Verortungsplan öffnen (links oberhalb der Tasks-Liste) und gewünschten Plan auswählen bzw. Klick auf X Tasks in Plan öffnen (bei aktiver Gruppierung nach Verortungsplan)

• Klick auf + Neuer Pin und Pin auf Plan positionieren

• Anschließend entweder + Neuer Task anlegen oder den gesetzten Pin einem Bestehenden Task zuordnen

Die integrierte Chat-Funktion ermöglicht eine direkte Kommunikation zwischen dem Task-Ersteller und dem Zuständigen. So können zB. Fragen gestellt, Anmerkungen gemacht oder Nachrichten zu erledigten Tasks hinzugefügt werden:

• Klick ins Feld Neue Nachricht

• Auswahl Anmerkung, Rückfrage oder Erledigt

• Nachricht verfassen (ggf. als Textbaustein speichern)

• Foto und/oder andere Dateien hinzufügen

• Klick auf senden

Benachrichtigungen über Veröffentlichungen neuer Tasks, Änderungen, Rückfragen, etc. werden stündlich per E-Mail an den jeweiligen Zuständigen und den Ersteller des Tasks versendet. Voraussetzung dafür ist, dass der entsprechende E-Mail Melder (Bericht – Tasks) im Projekt aktiviert ist.

Am Smartphone werden zusätzlich Push-Nachrichten angezeigt, sofern die App-Einstellungen dies zulassen.

Weitere Benachrichtigungen zu Tasks (zB. Erinnerung an Fristen) können im E-Mail Melder für jedes Projekt individuell ein- oder ausgeschalten werden.

1.) Task-Liste filtern

Es gibt drei Arten von Tasks, die in unterschiedlichen Registern zu finden sind: Entwürfe, Tasks zu erledigen und Erledigte Tasks

Alle Tasks eines Registers werden übersichtlich in einer Liste angezeigt und können je nach Anforderung sortiert und gefiltert werden.

Mit der Filterung nach unterschiedlichen Eigenschaften (Kategorie, Zuständigkeit, etc.) und/oder der Eingabe von Suchbegriffen lässt sich die Trefferanzahl in der Listenansicht eingrenzen.

Um alle zuvor aktivierten Filter zu entfernen, klickt man auf den Button Alle anzeigen.

Wenn Tasks im Verortungsplan geöffnet sind, lässt sich auch hier die Listenansicht nach Wunsch filtern.

Register FotoDok

• Klick auf Foto hochladen

• Datei(en) (jpg, png, ...) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen

• Fotoalbum wählen

• Optional Notiz verfassen

• Optional Tags (Filter) zuweisen: Klick auf „ÄNDERN“, Tag auswählen oder erstellen (Eingabe ins Feld „Neues Tag“ und Klick auf +) und „speichern“

• Optional Verortung hinzufügen: Verortungsplan auswählen, „+ Neuer Pin“ setzen und bestätigen, Verortungs-Kategorien auswählen und „speichern“

• Klick auf x Fotos speichern

In der Smartphone-App können Fotos auch offline aufgenommen werden. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Fotos automatisch mit der Desktop-Version im Browser synchronisiert.

• Fotos nach den erforderlichen Kriterien (Fotoalben, Tags, ...) filtern

• Anzeigeeinstellungen ausklappen und „Klein“ oder „Groß“ auswählen

• Gruppierung sowie Sortierung wählen und ggf. Zusatzinformationen anzeigen lassen

• Klick auf Drucken (rechts oberhalb der Fotoanzeige)

• Klick auf Drucken (mittig unten)und im eigenen System entweder auf Papier drucken oder als PDF speichern

Projekteigentümer

Jeder Benutzer (egal ob selbst registriert oder Beteiligter) ist berechtigt, eigene Projekte anzulegen und ist somit Besitzer all dieser Daten. Als Projekteigentümer ist er der einzige, der diese Projekte auch wieder löschen darf. Der Zugriff auf seine Projekte kann ihm als Eigentümer niemals entzogen werden.

Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers kostenpflichtig. Die Rechnungslegung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Beauftragung eines Paketes im Benutzerkonto.

Projekteigentümer können einzelne Projekte ganz einfach an Beteiligte übertragen. Dabei werden sämtliche Rechte (zB. Besitz der Daten, Vergabe von Zugriffsrechten) und Pflichten (zB. Zahlungspflicht) an den neuen Eigentümer weitergegeben. Voraussetzung für jede Projektübertragung ist, dass die zukünftige Eigentümeradresse Beteiligter im Projekt ist und das Konto mit einem Paket versehen ist.

Projekteigentümer ist in der Testphase, obwohl sein Büro schon ein PLANFRED Paket beauftragt hat:

Die Meldung Testphase scheint auf, wenn ein Benutzer ein eigenes Projekt angelegt hat, sein Konto jedoch nicht mit einem Paket versehen ist. Bei PLANFRED sollten alle Projekte eines Büros im Eigentum des zahlungspflichtigen Benutzerkontos sein. Mit der Funktion „Projektübertragung“ können Projekte jederzeit auf das beauftragte Büro-Benutzerkonto übertragen und nahtlos weitergeführt werden.

Ob bei Nachrichten, Prüfanfragen oder Beschreibungen von Tasks - Textbausteine unterstützen PLANFRED-Nutzer beim Verfassen von Texten. Diese Bausteine können für folgende Anwendungen jeweils individuell angelegt und bearbeitet werden:

• Nachricht beim Plan- und Dokumentenversand

• Anfrage zur Prüfung

• Anmerkung zum Index bzw. zur Version beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen bzw. Dokumenten

• Anmerkung zur Freigabe

• Kommentar zur angeforderten Prüfung

• Beschreibung eines Tasks

• Verfassen von Nachrichten innerhalb eines Tasks

• Persönliche Nachricht an neuen Projekt-Beteiligten

Vorgehensweise:

• Nachricht ins Textfeld eintippen

• Teile oder den gesamten Text markieren

• Klick auf + neu

• Im Pop-up-Fenster Name des Textbausteins eingeben

• Text bei Bedarf bearbeiten

• Klick auf speichern

Mit Klick auf Textbausteine und einem weiteren Klick auf den gewünscht Baustein in der Liste wird der Text ins Nachrichtenfeld eingefügt.

Planordner, Rollen und Tags können von bestehenden Projekten übernommen werden.

Somit müssen die Einstellungen (Planordner, Rollen und Tags) beim Anlegen neuer Projekte nicht jedesmal neu eingegeben werden.

• beim Anlegen eines neuen Projekts Klick auf Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen

• das gewünschte Projekt aus der Liste auswählen

• Änderungen der Projekteinstellungen können zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit vorgenommen werden

In PLANFRED können einzelne Dokumente mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden, um die Sichtbarkeit auf ausgewählte Beteiligte einzuschränken. Administratoren haben immer Zugriff auf alle Dokumente.

Vorgehensweise:

• Neues Dokument wie gewohnt anlegen

• Klick auf Zugriffsberechtigung ÄNDERN

• Klick auf Eingeschränkt

• Auswahl der Beteiligten

• speichern

Mit Rechtsklick auf ein Dokument und Auswahl Zugriffsberechtigung ändern kann der Zugriff nachträglich eingeschränkt oder bearbeitet werden.

HINWEIS: Im Projekt-Backup sind immer alle Dokumente mit eingeschränktem Zugriff verfügbar. Daher empfehlen wir, sensible Dokumente wie zB. Kostenverfolgungen, Verträge, Rechnungsprüfungen usw. in einem separaten Projekt mit einem kleinen Beteiligtenkreis zu verwalten.

Der Prüf-Status von Plänen und Dokumenten ist mittels eines einfach filterbaren Ampelsystems in den Farben gelb (Prüfung angefordert), rot (Kommentiert) und grün (Freigegeben) eindeutig.

ACHTUNG: Ein Plan soll nur dann freigegeben und grün eingefärbt werden, wenn schon alle Kommentare/Anmerkungen der vorangegangenen Planprüfung eingearbeitet wurden. Auch anhand des Index soll erkennbar sein, dass der Plan freigegeben ist (kein Vorabzug).

1.) Beteiligten die Planprüf-Berechtigung erteilen oder entziehen

Die Prüfung von Plänen kann nur von Beteiligten mit einer Plan-Prüfberechtigung angefordert werden. In der Beteiligten-Liste sind diese mit einem Häkchen gekennzeichnet.

• Klick mit rechter Maustaste auf einen Beteiligten und Auswahl Plan-Prüfberechtigung erteilen oder Plan-Prüfberechtigung entziehen

2.) Prüfung anfordern

Jeder Beteiligte kann beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen eine Prüfung anfordern.

• Auswahl ganz unten Prüfung erforderlich von ...

• Auswahl der Personen, die den Plan prüfen sollen

• optional Prüffrist und Textnachricht hinzufügen

• Klick auf speichern

• die Prüfer werden automatisch per stündlichen Sammel-E-Mails benachrichtigt

ACHTUNG: Beim ersten Prüflauf eines noch nicht abgestimmten Plans soll der Vorabzugstatus anhand des Index erkennbar sein (zB. „VA"). Die Prüfer fügen dann ihre Kommentare (Anhang und Text) zum Plan hinzu – der Originalplan bleibt unverändert.

Über das Rechtsklick-Menü können Änderungen direkt in der Liste erledigt werden, ohne die Detailansicht öffnen zu müssen.

Vorgehensweise:

• Filterung der zu bearbeitenden Pläne oder Dokumente in der Listenansicht

• Sortierung nach zB. Plannummer durch Klick auf Nummer/Codierung in der Überschriftzeile

• Klick mit rechter Maustaste auf einen Plan

• Auswahl der gewünschten Aktivität:

  • PDF oder DWG herunterladen

  • Plan aktualisieren, in neuem Fenster öffnen …

  • Nummer/Inhalt ändern

  • Planverfasser ändern

  • Planordner ändern

  • Tags ändern

  • Prüfung anfordern oder bearbeiten

• Änderungen vornehmen

• speichern

Bei PLANFRED haben immer alle Projektbeteiligten Zugang zum gesamten Planstand. Einzelne Dokumente können jedoch mit einer Zugriffsberechtigung versehen werden. Eine übergeordnete Zugriffsberechtigung erfolgt über unterschiedliche Projekte. Administratoren können alle relevanten Pläne und Dokumente mit wenigen Klicks aus einem anderen Projekt importieren.

Beispiel 1: Weiterführendes Ausführungsprojekt

Nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens wird ein weiterführendes Ausführungsprojekt angelegt. Alle relevanten Pläne und Dokumente werden in das Ausführungsprojekt importiert, wodurch man ein bereinigtes Projekt für die jeweiligen Firmen hat.

ACHTUNG: Vor dem ersten Import von zB. Plänen ist darauf zu achten, dass die Plannummern weder Index noch Datum enthalten. PLANFRED vergleicht nämlich während des Übertragungsvorgangs die Plannummern beider Projekte (auch jene im Papierkorb) und bereits vorhandene Pläne im Zielprojekt werden bei Bedarf (zB. bei neuem Index) aktualisiert.

Die Funktion „Multi-Edit“ ermöglicht ein rasches Bearbeiten der Eigenschaften mehrerer Pläne auf einmal. Mit wenigen Klicks können Planordner, Verfasser, Tags oder Prüfungen verschiedener Pläne gleichzeitig geändert werden.

Ein Beispiel für Multi-Edit

Mehrere Ausführungspläne sollen in den Ordner Montagepläne verschoben werden:

• Klick auf Bearbeiten neben „Plan aktualisieren“ bzw. „Neuen Plan anlegen“

• mit Hilfe des Filtersystems die Ausführungspläne anzeigen lassen

• Auswahl der zu ändernden Pläne durch Klick auf die Checkbox (links neben Plannummer) oder Klick auf Alle auswählen, sollten alle gefilterten Pläne bearbeitet werden

• Klick auf Bearbeiten in der unteren Bildschirmmitte

• gewünschte Eigenschaftenrubrik Planordner mittels Klick aktivieren

• Klick auf Montageplan, um die Planordner der ausgewählten Pläne zu ändern

• zuletzt auf x Pläne ändern klicken

PLANFRED vergleicht die Plandateien in der Zwischenablage mit der Nummern/Codierung bereits angelegter Pläne. Dadurch können die Dateien den jeweiligen Plänen automatisch zugeordnet und im Anschluss aktualisiert werden.

Die Zuordnung funktioniert optimal, wenn die Plandateien immer gleich bezeichnet werden, nämlich vorne der fixe Teil – die Plannummer/Codierung und hinten der variable Teil – der Index (oder Datum - max. 6 Zeichen).

Beispiele für Dateibezeichungen und Plannummer/Codierung (frei wählbar):

• 110.105 03.17 DP-LIKU A.pdf (Dateiname)
  110.105 03.17 DP-LIKU (zugehörige Plannummer)

• Arch_Lp5_GR_EG_01.dwg (Dateiname)
  Arch_Lp5_GR_EG_ (zugehörige Plannummer)

Bei bereits angelegten Plänen (siehe Register „Pläne") darf das Feld „Nummer/Codierung" keinen Index (oder Datum) enthalten, denn die Plannummer muss vollständig in der Dateibezeichnung vorkommen, damit die Zuordnung der neuen Plandateien eindeutig ist.

Vorgehensweise Pläne automatisch aktualisieren:

• Klick auf Meine Zwischenablage (mittig oben)

• Plandateien in die Zwischenablage ziehen oder Klick auf Dateien auswählen 

• Klick auf Dateien Plänen zuordnen …

• Auflistung unter Eindeutige Zuordnung kontrollieren

• Pläne, die aktualisiert werden sollen, mittels Checkbox links auswählen oder oben Alle auswählen 

• Index ins Feld eintragen 

• Klick auf Jetzt aktualisieren