Freigabe von Plänen und Dokumenten

Der Freigabe-Status von Plänen und Dokumenten ist mittels eines einfachen filterbaren Ampelsystems in den Farben gelb (Freigabe angefordert), rot (Kommentiert) und grün (Freigeben) eindeutig.

ACHTUNG: Bei grün markierten freigegebenen Plänen sollen bereits alle Kommentare/Anmerkungen, die dem Plan von den Prüfern hinzugefügt wurden, eingearbeitet sein. Auch anhand des Indexes soll erkennbar sein, dass der Plan freigegeben ist (kein Vorabzug).

Beteiligten die Berechtigung zur Plan-Freigabe erteilen

Die Freigabe von Plänen kann nur von Beteiligten mit einer Planfreigabe-Berechtigung angefordert werden. In der Beteiligten-Listenansicht sind diese mit einem Häkchen (rechts) gekennzeichnet.

• Klick mit rechter Maustaste auf einen Beteiligten und Auswahl Planfreigabe-Berechtigung erteilen (nur Administratoren sind dazu berechtigt)
• einem weiteren Beteiligten die Planfreigabe-Berechtigung erteilen oder bei Bedarf entziehen (Rechtsklickfunktion Planfreigabe-Berechtigung entziehen)

ANMERKUNG: Im Gegensatz zu den Plänen kann die Freigabe von Dokumenten immer von allen Beteiligten ohne Freigabeberechtigung angefordert werden.

Freigabe anfordern

• jeder Beteiligte kann beim Anlegen oder Aktualisieren von Plänen eine Prüfung durch Auswahl unten Dieser Index erfordert eine Freigabe von anfordern
• Auswahl der Personen, die den Plan freigeben sollen
• Textnachricht für die Freigabeanfrage hinzufügen
• Klick auf Index speichern und zurück zur Liste
• jeder Prüfer erhält die Freigabeanfrage automatisch per E-Mail

ACHTUNG: Beim ersten Prüflauf eines noch nicht abgestimmten Plans soll der Index mit „Vorabzug“ gekennzeichnet sein, da die von den Prüfern erwarteten Kommentare/Anmerkungen in den Plan noch einzuarbeiten sind.

TIPP: Mit dem Filter von mir freizugeben (neben Register Pläne und Dokumente) hat jeder Beteiligte die Übersicht über alle von ihm angeforderten Freigaben.

Freigabe nachträglich anfordern

• Klick auf den jeweiligen Plan oder mit rechter Maustaste In neuem Fenster öffnen
• Klick auf Plan kopieren & bearbeiten (rechts oben neben „Aktueller Index“)
• Auswahl unten Dieser Index erfordert eine Freigabe von, Auswahl von wem, Textnachricht hinzufügen und speichern

TIPP: Auch die Personen, von denen eine Freigabe angefordert wurde, können nachträglich geändert werden. Klick auf den jeweiligen Plan und Freigabe bearbeiten (rechts oben neben „Aktueller Index“).

Prüfer kommentieren Plan oder geben Plan frei

• im Register Pläne den persönlichen Filter von mir freizugeben anklicken
• Plan auswählen und herunterladen (gegebenenfalls Kommentare der anderen Prüfer auch herunterladen) und korrigieren
• Auswahl einer der Optionen KOMMENTAR oder FREIGABE
• bei KOMMENTAR Datei und/oder Textnachricht hinzufügen und Kommentar speichern
• bei FREIGABE Textnachricht schreiben und Index-Freigabe absenden
• der Planverfasser erhält automatisch per E-Mail ein Status-Update

TIPP: Eine Freigabe mit Anmerkungen wird mit der Option KOMMENTAR abgewickelt, da diverse Kleinigkeiten wie zB. der Index noch in den Originalplan einzuarbeiten sind und dieser deshalb nicht als freigeben markiert werden soll.

Planverfasser arbeitet Kommentare ein und aktualisiert den Plan

• der Planverfasser überarbeitet den Plan
• Klick auf Plan aktualisieren und Plan mit neuem Index hochladen
• der Planverfasser kann nun eine erneute Freigabe anfordern oder den Plan selber als freigegeben markieren, indem er die Option „Diese Revision ist von mir freigegeben“ wählt (er hat die Freigabe schon in Form eines Kommentars erhalten)
• Klick auf Index speichern