Ihr Projekt in wenigen Schritten organisiert

Version 20-02

Registrierung / Login

Mit der Registrierung wird Ihr Planfred-Benutzerkonto erstellt. Sollte Ihre E-Mail-Adresse durch eine Projekteinladung bereits einen Planfred-Login haben, ist eine Registrierung nicht mehr erforderlich.

Registrierung unter: app.planfred.com/registration

Klicken Sie im Bestätigungs-E-Mail auf Passwort jetzt erstellen und geben im nächsten Schritt Ihr Wunschpasswort ein.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort immer einloggen unter: app.planfred.com

Mit Ihren Planfred-Zugangsdaten haben Sie Zugriff auf alle eigenen Projekte aber auch Projekte zu denen Sie eingeladen wurden. Unter Projekte (oben in der Mitte) können Sie zwischen den jeweiligen Projekten wechseln.

TIPP: Das Passwort kann beim Login jederzeit neu angefordert werden. Ändern des Passworts im Benutzerkonto (rechts oben).

##

Projekt anlegen / Paketauswahl

Jeder Planfred-Benutzer (egal ob selbst registriert oder eingeladen) ist berechtigt eigene Projekte anzulegen, wodurch die kostenfreie Testphase gestartet wird.

Projektliste (oben unter Projekte)
  • Klick auf Erstes Eigenes Projekt anlegen
  • Projekttitel eingeben
  • Auswahl der eigenen Rolle im Projekt oder wenn nicht vorhanden Eingabe ins Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +
  • Klick auf Projekt anlegen

Nach 30 Tagen wird das Benutzerkonto eines Projekteigentümers zahlungspflichtig. Die Rechnungslegung per E-Mail erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern erst nach Online-Beauftragung im Benutzerkonto (Auswahl eines Pakets und Eingabe der Rechnungsanschrift).

EMPFEHLUNG: Wir empfehlen für das zahlungspflichtige Benutzerkonto des Projekteigentümers eine unpersonifizierte E-Mail-Adresse zu verwenden. Mit diesem Login sind alle Projekte anzulegen. Somit hat ein zentrales Konto Zugriff auf alle Firmenprojekte und ist der Besitzer aller Daten. Die Projektleiter werden im jeweiligen Projekt als Administrator angelegt und erhalten somit alle Rechte für die Projektorganisation.

TIPP: Mit der Funktion Projektübertragung (unter „Einstellungen & Backup“) können Sie Ihr Projekt in das Eigentum eines Beteiligten übertragen (vorausgesetzt dieser hat ein Paket ausgewählt). Wenn Sie kein eigenes Projekt mehr haben, befinden Sie sich nicht mehr in der Testphase.

##
##

Rollen, Planordner und Tags – individuelle Projekteinstellungen

HINWEIS: Filter für Rollen und Tags werden angezeigt sobald Pläne oder Dokumente mit diesen Attributen vorhanden sind. Wenn Projekt-Beteiligte Pläne oder Dokumente hochladen, werden diese automatisch unter deren Rollen abgelegt. Ein Beteiligter kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten – auf Pläne oder Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Projekt-Administratoren haben die Bearbeitungsrechte aller Rollen.

Einstellungen & Backup (rechts oben)

Plan- und Dokumentenordner anpassen

  • Ordner umbenennen und speichern
  • Ordner löschen durch Klick auf: x (rechts)
  • Ordner hinzufügen (Bezeichnung in Feld „Neuer Ordner“ schreiben und Klick auf: +)
  • Reihenfolge ändern durch Verschieben (Listensymbol rechts)

Plan- und Dokumenten-Tags anpassen

  • Tags umbenennen und speichern
  • Tags löschen durch Klick auf: x (rechts)
  • Tags hinzufügen (Bezeichnung in Feld „Neues Tag“ schreiben und Klick auf: +)

Rollen umbenennen oder hinzufügen

  • Rollen umbenennen und speichern
  • Rollen löschen durch Klick auf: x (rechts)
  • Rollen können auch direkt beim Anlegen von Projekt-Beteiligten hinzugefügt werden

TIPP: Projekteinstellungen können bei weiteren Projekten übernommen werden (Neues Projekt anlegen und Projekteinstellungen von anderem Projekt übernehmen )

Rollen und Planordner – Ordnerstruktur beim Download

Beim Download aller Pläne bilden Rollen die Oberordner und Planordner die Unterordner. Somit ist beim Erstellen von Planordnern zu bedenken, welche Pläne beim Herunterladen in einem Ordner abgelegt werden sollen. Das gleiche gilt für Dokumentenordner.

Tags – zusätzliche Filter

Durch Hinzufügen von „Tags" kann man Pläne nach individuellen Kriterien gruppieren und somit filtern: zB. Plan „Grundriss OG1“ wird mit den Tags „Grundriss“ und „OG1“ versehen. Wenn man nun zB. die Grundrisse der Ausführungspläne des Architekten benötigt, dann aktiviert man zuerst den Filter der Rolle „Architekt“, dann Filter Planordner „Ausführungspläne“ und nun den Tag „GR“ (oder Eingabe im Suchfeld: "Architekt + Ausführungspläne + GR"). Wir empfehlen Tags zu definieren, damit die Beteiligten diese beim Plan Anlegen auswählen können.

TIPP: Sinngleiche Tags können durch Umbenennen zu einem Tag vereint werden (zB. der Tag „GR“ wird in „Grundriss“ umbenannt, somit sind alle Pläne nur mehr mit dem Tag „Grundriss" versehen).

Beteiligte zum Projekt einladen / Berechtigungen

Beteiligte müssen sich nicht registrieren und verwenden Planfred kostenfrei! Planfred versendet beim Anlegen von Beteiligten Einladungs-E-Mails. Zusätzlich erhalten die Beteiligten einen Link zur Anleitung: www.planfred.com/hilfe

Register Beteiligte (rechts oben)
  • Klick auf Neuen Beteiligten anlegen
  • Eingabe E-Mail-Adresse
  • Auswahl Berechtigung: Projekt-Beteiligter, Projekt-Administrator oder Beteiligter ohne Login
  • Optional Planfreigabe-Berechtigung
  • Empfehlung Upload-Melder täglich (jeder Beteiligte kann seinen Upload-Melder selber ausschalten)
  • Auswahl der Rolle oder Eingabe in Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +
  • Nachname, Firma und Telefonnummer (optional) eintragen
  • Optional persönliche Nachricht
  • einladen + weiteren Beteiligten anlegen

TIPP: Bereits angelegte Beteiligte können bei weiteren Projekten übernommen werden (Neuen Beteiligten anlegen und Beteiligten von anderem Projekt übernehmen)

TIPP: Mit Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Liste sind folgende Funktionen verfügbar: Beteiligten löschen, Planfreigabeberechtigung erteilen oder entziehen, Upload-Melder (Stündlich, Täglich, AUS), Kontakt exportieren.

TIPP: In der Beteiligten-Detailansicht (Klick auf Beteiligten) unter Berechtigung ändern (rechts oben) kann ein Projekt-Beteiligter nachträglich zum Projekt-Administrator gemacht werden oder der Projektzugang entzogen etc.

Projekt-Beteiligter

Projekt-Beteiligte können sich mit ihren Planfred-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die gleiche Rolle zugewiesen wird.

Projekt-Administrator

Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer (sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen). Ein Administrator ist berechtigt andere Beteiligte einzuladen, zu löschen, und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente im Dokumententresor. Ein Administrator ist berechtigt die Pläne und Dokumente aller Rollen im Projekt zu bearbeiten und zu aktualisieren. Nur ein Administrator kann stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle sondern unter der des Verfassers abgelegt).

Beteiligter ohne Login

Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt und stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten (Downloadlink via E-Mail) zur Verfügung. In der Beteiligten-Detailansicht kann der Erhalt überprüft werden (Klick auf Beteiligen – siehe unten Aktivitäten zB. „Download“). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer" zu finden ist.

EMPFEHLUNG: Wir empfehlen Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergapeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! (Vorteile: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden). Auch Plotaufträge werden durch manuellen Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden.

Planfreigabeberechtigung

Sobald mindestens ein Beteiligter mit Planfreigabe-Berechtigung im Projekt vorhanden ist, wird das Freigabesystem für Pläne aktiviert. Nun ist beim Plan-Hochladen auszuwählen, ob für den Plan eine Freigabe erforderlich ist. Falls der Plan freigegeben werden soll, wird aus einer Liste aller Planfreigabe-Berechtigten ausgewählt wer diesen freigeben soll.

Ein Beteiligter wird automatisch per E-Mail informiert, wenn ein Plan auf seine Freigabe wartet. Der Beteiligte kann den Plan nun freigeben oder korrigieren. Die Korrektur erfolgt per Text und/oder Anhang. Der Planverfasser wird automatisch per E-Mail über Korrekturen/Freigaben informiert.

Für Dokumente ist das Freigabesystem immer aktiv und es kann immer von allen Beteilgten eine Freigabe angefordert werden.

Beteiligten löschen oder Zugang zum Projekt entziehen

Wenn ein Beteiligter gelöscht wird oder einem Beteiligten der Projektzugang entzogen wird (in Beteiligten-Detailansicht Berechtigung ändern auf Beteiligter ohne Login) werden alle Downloadlinks in den E-Mails deaktiviert. Gelöschte Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb veschoben (Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar. Ein Wiederherstellen ist jederzeit möglich).

Upload-Melder

Bei neuen Uploads von Plänen und Dokumenten versendet Planfred automatische Benachrichtigungen, vorausgesetzt der Upload-Melder ist im Projekt aktiviert.

Ein Beteiligter kann seinen Upload-Melder im jeweiligen Projekt selbst ein- und ausschalten (oranges Feld rechts oben). Bei Auswahl täglich versendet Planfred um Mitternacht eine Sammel-E-Mail aller neuen Uploads der letzten 24 Stunden.

##

Pläne oder Dokumente nach letztem Upload sortieren

Den besten Überblick über neue Uploads im Projekt hat man durch Sortierung der Listenansichten nach letztem Upload.

Register Pläne oder Dokumente
  • Aktivierung Filter Alle Anzeigen (links oben)
  • Klick auf Letzter Upload (rechts im Listenkopf)
  • Filterung nach „Rollen/Verfasser“ und „Plan- oder Dokumentenordner“
  • Vorschau durch Rechtsklick auf Plan oder Dokument und Auswahl PDF öffnen
  • Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen durch Klick auf Pläne laden oder Dokumente laden (blauer Button rechts über Liste)

TIPP: Die Liste kann nach allen Kriterien in der schwarzen Listenkopfzeile sortiert werden.

Neuen Plan anlegen – Plan erstmalig hochladen

ACHTUNG: Jeder Plan wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Pläne dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf den Plan, dann unter „Indexhistorie“).

Register Pläne
  • Klick auf Neuen Plan anlegen
  • Druck-Datei (pdf, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen
  • CAD-Datei (dwg, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen
  • Die Dateibezeichnung wird automatisch in das Plannummernfeld übernommen
  • Plannummer editieren: Index und Datum entfernen und in das Feld „Index“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)
  • Beschreibung in das Feld „Planinhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)
  • Planordner wählen
  • Optional Tags (Filter) auswählen oder Tag erstellen (Eingabe in Feld „Neues Tag“ und Klick auf +)
  • Optional Kommentar schreiben
  • Optional Freigabe anfordern
  • Klick auf speichern + weiteren Plan anlegen

TIPP: Alle Dateiformate können hochgeladen werden, auch Zip-Pakete (zB. Bestandspläne). Planfred gibt keine Plancodierung vor. Jeder Beteiligte kann Pläne mit seiner eigenen Codierungs-Systematik anlegen.

Plan aktualisieren – der Plan wurde bereits angelegt

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladener Plan muss aktualisiert werden! Überholte Indizes sind in der Plan-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiligen Plan).

Register Pläne
  • Klick auf Plan aktualisieren
  • Auswahl des zu aktualisierenden Plans
  • Druck-Datei (pdf, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen
  • CAD-Datei (dwg, …) aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen
  • Index eintragen
  • Optional Kommentar schreiben
  • Optional Freigabe anfordern
  • Klick auf Index speichern und zurück zur Liste
  • den nächsten zu aktualisierenden Plan auswählen …

TIPP: Mit der rechten Maustaste kann ein Plan in einem neuen Fenster (Tab) geöffnet und aktualisiert werden. Man kann beliebig viele Fenster (Tabs) parallel öffnen.

Neues Dokument anlegen – Dokument erstmalig hochladen

ACHTUNG: Jedes Dokument wird nur einmal angelegt und ist dann zu aktualisieren. Dokumente dürfen nicht mehrfach angelegt werden, damit der Letztstand eindeutig bleibt! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf das Dokument, dann unter „Versionshistorie“).

Register Dokumente
  • Klick auf Neues Dokument anlegen
  • Datei aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen
  • Dateibezeichnung wird automatisch in das Dokumentennummernfeld übernommen
  • Dokumentennummer editieren: Version und Datum entfernen und in das Feld „Version“ eingeben (die Nummer bleibt bei Aktualisierungen unverändert)
  • Beschreibung in das Feld „Dokumenteninhalt“ eintragen (Suche greift auf Begriffe zu)
  • Optional Zugriff einschränken NUR SICHTBAR FÜR
  • Dokumentenordner wählen
  • Optional Tags (Filter) auswählen oder Tag erstellen (Eingabe in Feld „Neues Tag“ und Klick auf +)
  • Optional Kommentar schreiben
  • Optional Freigabe anfordern
  • Klick auf speichern + weiteres Dokument anlegen

TIPP: Alle Dateiformate können hochgeladen werden, auch Zip-Pakete (zb. Fotos). Planfred gibt keine Dokumentencodierung vor. Jeder Beteiligte kann Dokumente mit seiner eigenen Codierungs-Systematik anlegen.

Dokument aktualisieren – das Dokument wurde bereits angelegt

ACHTUNG: Ein bereits hochgeladenes Dokument muss aktualisiert werden! Überholte Versionen sind in der Dokumenten-Detailansicht abrufbar (Klick auf jeweiliges Dokument).

Register Dokumente
  • Klick auf Dokument aktualisieren
  • Auswahl des zu aktualisierenden Dokuments
  • Datei aus Dateisystem oder Zwischenablage auswählen
  • Version eintragen (oder Datum zB. „200930“)
  • Optional Kommentar schreiben
  • Optional Freigabe anfordern
  • Klick auf Version speichern und zurück zur Liste
  • das nächste zu aktualisierende Dokument auswählen …

TIPP: Mit der rechten Maustaste kann ein Dokument in einem neuen Fenster (Tab) geöffnet und aktualisiert werden. Man kann beliebig viele Fenster (Tabs) parallel öffnen.

##
##

Zwischenablage – bessere Übersicht beim Hochladen von mehreren Plänen und Dokumenten

Die Zwischenablage erleichtert das Anlegen mehrerer Pläne und Dokumente enorm. Beim Zuweisen der Dateien aus der Zwischenablage sieht man in der Listenansicht genau welche Dateien bereits verwendet wurden (grün) und welche noch zuzuweisen sind (rot – nocht nicht im Projekt sichtbar).

  • Klick auf Meine Zwischenablage (rechts oben)
  • Alle hochzuladenden Dateien hineinziehen – oder Dateien auswählen
  • Zwischenablage schließen (lädt im Hintergrund weiter)
  • Klick auf Neuen Plan anlegen, Plan aktualisieren, Neues Dokument anlegen oder Dokument aktualisieren
  • Dateien nun aus Zwischenablage auswählen
  • Beim neuen Anlegen Nummer editieren, beim Aktualisieren Index/Version eintragen …
  • Sobald alle Dateien zugewiesen wurden, können diese aus der Zwischenablage gelöscht werden (Zwischenablage öffnen und mittels Klick auf x im Listenkopf leeren)

TIPP: Dateien in der Zwischenablage können nach Dateiname sortiert werden (Klick auf Dateiname in der Listenkopfzeile).

Mehrere Pläne oder Dokumente herunterladen

Register Pläne oder Dokumente
  • Klick auf Pläne laden oder Dokumente laden (blauer Button rechts über Liste)
  • Filterung nach Rollen/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)
  • Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)
  • Klick auf Pläne herunterladen oder Dokumente herunterladen
  • Ordnerstruktur auswählen (Empfehlung: Ordner/Original)
  • Klick auf Dateien herunterladen

TIPP: Pläne und Dokumente können nach allen Kriterien in der schwarzen Listenkopfzeile sortiert werden.

Mehrere Pläne oder Dokumente versenden

Register Pläne oder Dokumente
  • Klick auf Pläne senden oder Dokumente senden (blauer Button rechts über Liste)
  • Filterung nach Rolle/Verfasser, Plan- oder Dokumentenordner, Tags (oder Eingabe im Suchfeld)
  • Auswahl der Pläne oder Dokumente mittels Checkbox (alle markieren mittels oberster Checkbox)
  • Klick auf Pläne versenden an oder Dokumente versenden an
  • Auswahl der Empfänger
  • Optional weitere Empfänger hinzufügen (E-Mail-Adresse eintragen und Klick auf +)
  • Optional Empfängerauswahl als Gruppe speichern (Bezeichnung eintragen und Klick auf +)
  • Nachricht schreiben
  • Optional Signaturvorlage erstellen
  • Optional bei Plänen „Nur Druckdateien senden“
  • Klick auf senden