Beteiligte zum Projekt einladen / Berechtigungen
Beteiligte müssen sich nicht registrieren und verwenden Planfred kostenfrei! Planfred versendet beim Anlegen von Beteiligten Einladungs-E-Mails. Zusätzlich erhalten die Beteiligten einen Link zur Anleitung:
www.planfred.com/hilfe
Register Beteiligte (rechts oben)
- Klick auf Neuen Beteiligten anlegen
- Eingabe E-Mail-Adresse
-
Auswahl Berechtigung: Projekt-Beteiligter,
Projekt-Administrator oder Beteiligter ohne Login
- Optional Planfreigabe-Berechtigung
-
Empfehlung Upload-Melder
täglich (jeder Beteiligte kann seinen Upload-Melder selber ausschalten)
- Auswahl der Rolle oder Eingabe in Feld „Neue Rolle“ und Klick auf +
- Nachname, Firma und Telefonnummer (optional) eintragen
- Optional persönliche Nachricht
- einladen + weiteren Beteiligten anlegen
TIPP: Bereits angelegte Beteiligte können bei weiteren Projekten übernommen werden (Neuen Beteiligten anlegen und
Beteiligten von anderem Projekt übernehmen)
TIPP: Mit Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Liste sind folgende Funktionen verfügbar:
Beteiligten löschen,
Planfreigabeberechtigung erteilen oder entziehen, Upload-Melder (Stündlich,
Täglich, AUS),
Kontakt exportieren.
TIPP: In der Beteiligten-Detailansicht (Klick auf Beteiligten) unter
Berechtigung ändern (rechts oben) kann ein Projekt-Beteiligter nachträglich zum Projekt-Administrator gemacht werden oder der Projektzugang entzogen etc.
Projekt-Beteiligter
Projekt-Beteiligte können sich mit ihren Planfred-Zugangsdaten nur in Projekte einloggen, zu denen sie eingeladen wurden. Mit ihrem Projekt-Login sind Beteiligte berechtigt alle Projekt-Daten herunterzuladen und ihre Pläne und Dokumente hochzuladen, wobei diese automatisch unter der jeweils zugewiesenen Rolle abgelegt werden. Jeder Beteiligte kann nur Daten seiner eigenen Rolle aktualisieren oder bearbeiten. Auf Pläne und Dokumente anderer Rollen hat ein Beteiligter nur Leserechte. Bei einem Team von zB. mehreren Statikern ist es somit wichtig, dass diesen bei der Projekt-Einladung die gleiche Rolle zugewiesen wird.
Projekt-Administrator
Projekt-Administratoren haben fast die gleichen Rechte im Projekt wie der Projekteigentümer (sie können jedoch das Projekt nicht löschen und dem Eigentümer den Projektzugang nicht entziehen). Ein Administrator ist berechtigt andere Beteiligte einzuladen, zu löschen, und deren Berechtigungen zu ändern. Weiters hat ein Administrator Zugriff auf „Einstellungen & Backup“ und auf alle Dokumente im Dokumententresor. Ein Administrator ist berechtigt die Pläne und Dokumente aller Rollen im Projekt zu bearbeiten und zu aktualisieren. Nur ein Administrator kann stellvertretend Daten für andere Rollen hochladen, indem er den Verfasser ändert (somit werden die Pläne und Dokumente nicht unter seiner eigenen Rolle sondern unter der des Verfassers abgelegt).
Beteiligter ohne Login
Beteiligte ohne Login haben keinen Zugang zum Projekt und stehen nur als Empfänger für den manuellen Versand von Plänen und Dokumenten (Downloadlink via E-Mail) zur Verfügung. In der Beteiligten-Detailansicht kann der Erhalt überprüft werden (Klick auf Beteiligen – siehe unten Aktivitäten zB. „Download“). An Beteiligte ohne Login werden keine Projekteinladungs-E-mails und Upload-Meldungen versendet. Beteiligte ohne Login können jedoch als Verfasser geführt werden, damit zB. ein Geometerplan unter der Rolle „Geometer" zu finden ist.
EMPFEHLUNG: Wir empfehlen Ausschreibungspakete (Zip-Dateien) in einem separaten Vergapeprojekt an Beteiligte ohne Login zu versenden! (Vorteile: Empfänger und Fachplaner sehen Bieter nicht und sensible Daten wie Angebotsprüfungen, Verträge, etc. können ohne Zugriffsberechtigungen verwaltet werden).
Auch Plotaufträge werden durch manuellen Planversand an Beteiligte ohne Login abgewickelt, wobei die Auftragsdaten per Textnachricht eingegeben werden.
Planfreigabeberechtigung
Sobald mindestens ein Beteiligter mit Planfreigabe-Berechtigung im Projekt vorhanden ist, wird das Freigabesystem für Pläne aktiviert. Nun ist beim Plan-Hochladen auszuwählen, ob für den Plan eine Freigabe erforderlich ist. Falls der Plan freigegeben werden soll, wird aus einer Liste aller Planfreigabe-Berechtigten ausgewählt wer diesen freigeben soll.
Ein Beteiligter wird automatisch per E-Mail informiert, wenn ein Plan auf seine Freigabe wartet. Der Beteiligte kann den Plan nun freigeben oder korrigieren. Die Korrektur erfolgt per Text und/oder Anhang. Der Planverfasser wird automatisch per E-Mail über Korrekturen/Freigaben informiert.
Für Dokumente ist das Freigabesystem immer aktiv und es kann immer von allen Beteilgten eine Freigabe angefordert werden.
Beteiligten löschen oder Zugang zum Projekt entziehen
Wenn ein Beteiligter gelöscht wird oder einem Beteiligten der Projektzugang entzogen wird (in Beteiligten-Detailansicht
Berechtigung ändern auf
Beteiligter ohne Login) werden alle Downloadlinks in den E-Mails deaktiviert. Gelöschte Beteiligte und Beteiligte ohne Login haben keinen Projektzugang mehr. Gelöschte Beteiligte werden in den Papierkorb veschoben (Aktivitäten sind im Papierkorb nach wie vor abrufbar. Ein Wiederherstellen ist jederzeit möglich).