Vom E-Mail-Postfach zur zentralen Plattform

Dirk Wilke, stellvertretender Fachdienstleiter der Gebäudewirtschaft im Landkreis Waldeck-Frankenberg, über die Einführung von PLANFRED, eine Grundschule aus Holz und warum alle Projektbeteiligten heute verpflichtet sind, die Plattform zu nutzen.

Schulen sanieren, neu bauen, umbauen und das mit rund 90 Prozent externen Planer*innen gleichzeitig. So sieht der Projektalltag von Dirk Wilke aus, stellvertretendem Fachdienstleiter der Gebäudewirtschaft im Landkreis Waldeck-Frankenberg. Seit 2022 läuft die gesamte Projektabwicklung über PLANFRED.

Vor PLANFRED: Planstände, die nicht ankommen

Unterschiedliche Planstände auf der Baustelle, aufgeblähte E-Mail-Postfächer, Lücken in der Dokumentation, weil es kein einheitliches System gab. Auf der Baustelle hieß es dann: „Den Plan kenne ich nicht, den hat mir nie jemand geschickt.“ Ging jemand auf Urlaub, stand das Team teilweise ohne die notwendigen Infos da. Probleme, die viele von ihren Projekten kennen und die den Bauablauf stören.

Referenzprojekt: Grundschule Korbach

PLANFRED wurde von Leistungsphase 1 bis 9 für den Neubau des Grundschulgebäudes in Korbach verwendet. Seit August 2026 lernen hier bis zu 400 Kinder jeden Tag etwas Neues, in einem dreigeschossigen Gebäude, das bis auf das Untergeschoss vollständig aus Holz gebaut wurde. Seit Projektbeginn im August 2022 wurden von Wilke und den 61 Projektbeteiligten über 500 Pläne und 500 Dokumente in PLANFRED hochgeladen.

Es war das erste Projekt, das der Landkreis Waldeck-Frankenberg mit PLANFRED umgesetzt hat. Wilke ist überzeugt: „PLANFRED ist unsere Standardsoftware geworden für unsere Projektumsetzung.“

„Heute kann keiner mehr sagen: ‚Den Plan kenn ich noch gar nicht‘“, freut sich Wilke. Die Kommunikation und das Dokumentenmanagement hätten sich durch PLANFRED positiv verändert: „Wenn du deinen Plan nicht aufrufst oder abholst, kannst du ihn auch nicht haben. Diese Hol- und Bringschuld, die ja daraus entsteht, hat zu massiven Verbesserungen in diesem Bereich geführt.“

Auch die Vertretungsregelung funktioniert heute anders. Jede:r im Team hat Zugriff auf alle Projekte, kann den aktuellen Stand einsehen und im Vertretungsfall nahtlos weiterarbeiten. Ein Nebeneffekt, den Wilke besonders schätzt: Kolleg*innen können sich gegenseitig anschauen, wie jemand eine Aufgabe gelöst hat und voneinander lernen.

Projekt-Backup: Sicherheit über das Projektende hinaus

Neben der lückenlosen Dokumentation schätzt Wilke besonders die Möglichkeit des Projekt-Backups. Mit einem Klick lässt sich das gesamte Projekt als lokal ausführbare App herunterladen und kann danach in jedem Webbrowser geöffnet werden, auch ohne Internetverbindung. Alle Funktionen wie das Filtern der Listen bleiben dabei dauerhaft erhalten. Für einen öffentlichen Auftraggeber wie den Landkreis Waldeck-Frankenberg ist das besonders relevant: Pläne, Prüfberichte, Abnahmen, Protokolle und die gesamte Planhistorie bleiben langfristig gesichert und jederzeit nachvollziehbar, auch ohne aufrechte Lizenz.

PLANFRED auf den Punkt gebracht

Nach rund vier Jahren Arbeit mit PLANFRED beschreibt Dirk Wilke PLANFRED in einem Satz: „Es ist praktisch, es ist einfach und es funktioniert.“