#02: Baubesprechungsprotokoll hochladen, freigeben lassen, fertig.

Anwendungsfall #02: Baubesprechungsprotokolle schnell und unkompliziert an alle Beteiligten schicken

Die Baubesprechung ist vorbei. Das Protokoll steht. Und jetzt? Für gewöhnlich wird das Dokument als PDF per E-Mail an alle verschickt. Dann heißt es, auf Rückmeldungen warten, extra nachfragen, wer die Nachricht schon gelesen hat, Anmerkungen per separater E-Mail „einsammeln“ und am Ende alles zusammenfügen. Und schon ist gefühlt ein halber Arbeitstag weg, ohne wirklich etwas gemacht zu haben.

Mit PLANFRED funktioniert der Prozess in drei einfachen Schritten

Protokoll hochladen, Freigabe von den Beteiligten anfordern und  fertig.  Jede*r Beteiligte wird automatisch benachrichtigt und kann direkt in PLANFRED seine Freigabe erteilen, Anmerkungen als Text hinzufügen oder ergänzende Dokumente anhängen.

Das bewährte Ampelsystem zeigt dabei jederzeit den aktuellen Freigabe-Status:

• Gelb bedeutet „Prüfung angefordert“

• Rot heißt „Kommentar angehängt“

• Grün steht für „Freigegeben.“

Alle Beteiligten sehen auf einen Blick wer das Dokument bereits geprüft hat und wo noch eine Rückmeldung fehlt.

Das Beste daran ist: Es braucht keine spezielle Berechtigung. Bei Dokumenten kann jeder Projektbeteiligte eine Freigabe anfordern und nicht nur der Projektadministrator. Außerdem wird jede Korrektur, jeder Kommentar und jede Freigabe chronologisch und revisionssicher dokumentiert.

So ist das Baubesprechungsprotokoll kein administrativer Aufwand mehr, sondern ein einfacher, transparenter drei-Schritte-Prozess, an dem alle Beteiligten aktiv mitwirken können.